Få koll på regler för anställning av personal

Att anställa personal är ett stort steg i din entreprenöriella resa. Företagets arbetsstyrka ökar, vilket öppnar upp nya möjligheter när du kan utveckla processer och skapa mer värde. Det är också ett stort åtagande som innebär ansvar. 

Ordentliga förberedelser inför anställningen skapar förutsättningar för en produktiv och smidig transformering. Vi har skrivit en mini-artikelserie i två delar för företagare som ska anställa för första gången. I del ett går vi igenom de praktiska stegen och reglerna du behöver ha koll på. Sedan fortsätter i vi del två med tipsen för hur du hittar rätt person att anställa.

Läs mer: Så gör du för att bygga ett skalbart företag.

Anställningsform

I Sverige kan du välja mellan tillsvidareanställning eller tidsbegränsad anställning. Tillsvidareanställning är ett annat namn för fast anställning och det är den vanligaste anställningsformen. Tidsbegränsad anställning används vid säsongsanställning eller vikariat, eller andra tillfällen när du vet slutdatumet för anställningen.

Det är ganska uppenbart när de olika anställningsformerna lämpar sig bäst. Men det är en del bestämmelser som är unika för respektive anställningsform som du bör tänka på.

Inled med provanställning

En tillsvidareanställning pågår utan bestämt slutdatum och att säga upp en person med fast anställning är en komplicerad process. För att minska riskerna vid en tillsvidareanställning är det därför bra att inleda med en provanställning. Under provanställningen har båda parter möjligheten att avsluta anställningen med 14 dagars varsel. En provanställning får som längst pågå i sex månader, sedan övergår den i fast anställning.

Avtala om tidsbegränsad anställning

Längden för en tidsbegränsad anställning ska anges i anställningsavtalet. Om en tidsbegränsad anställning sammanlagt pågått mer än 24 månader under en femårsperiod övergår den i en tillsvidareanställning.

Nu kanske du frågar dig om det inte saknas en vanlig anställningsform? Timanställning. Inte riktigt, timanställningen är inte en anställningsform, utan en grund för ersättning som baseras på antalet arbetade timmar och inte en fast lön.

Ageras är en marknadsplats där företag matchas med redovisningskonsulter och revisorer. Vi utgår från ditt företags behov och hittar en konsult eller revisor som passar dig. Vår tjänst är gratis att testa och du förbinder dig inte att välja någon av experterna vi presenterar. Fyll i dina uppgifter nedan och få mer information om hur vi kan hjälpa just dig. 

Beskriv ditt ärende här

Anställningsavtal

Många anställningar inleds med att den anställde skriver på ett kontrakt med företaget. Du kommer antagligen inte hitta någon som inte rekommenderar dig att ta fram ett skriftligt avtal på anställningen, men faktum är att det inte finns någon lag som kräver det. Det räcker med en muntlig överenskommelse.

Anställningskontrakt är alltså inte ett måste, däremot finns det ett krav på att du som nybliven arbetsgivare ska lämna skriftlig information om villkoren till den anställda. Det ska ske senast en månad efter att anställningen träder i kraft. Information du ska ge den anställda:  

  • Arbetsgivarens och den anställdes namn och adress.
  • Tillträdesdag.
  • Var den anställda ska utföra arbetet. Skriv även om det inte rör sig om en fast arbetsplats.
  • Arbetsuppgifter, yrkesbenämning eller titel. Finns det ingen särskild titel kan du skriva en utförlig arbetsbeskrivning.
  • Anställningsform.
  • Om det är en tillsvidareanställning ska uppsägningstider finnas med. Alternativt hänvisar du till LAS eller ett kollektivavtal.
  • Om det är en tidsbegränsad anställning ska slutdagen framgå.
  • Vid tillsvidareanställning ska provtiden ingå.
  • Lön och eventuella förmåner.
  • Hur ofta lönen betalas och vilka avstämningsdagar som gäller.
  • Arbetstider. Hur lång en vanlig arbetsdag och arbetsvecka är.
  • Villkor för semester.
  • Om du är ansluten till något kollektivavtal.
  • Villkor för utlandsjobb om stationeringen avses vara längre än en månad. Informationen ska du lämna före avresan.
  • Vilka försäkringar du som arbetsgivare ska teckna för den anställda, både avtalsförsäkringar och eventuella andra försäkringar.

Registrera arbetsgivare

För att du ska få betala ut ersättning till den anställda ska du registrera företaget som arbetsgivare hos Skatteverket. I och med att du registrerar måste du uppge en del information:

  • Datumet för den första löneutbetalningen
  • Antalet månader under året som lön ska betalas ut
  • Det beräknade antalet anställda under året
  • Uppskattning av hur mycket du kommer betala i ersättning

Här hittar du en länk till registrering för arbetsgivare. Om du föredrar att göra det analogt kan du ladda hem och fylla i en blankett som du hittar här.

Om du har ett aktiebolag och tar ut lön eller förmåner räknas du som anställd i ditt eget bolag. Då ska du vara registrerad för det, i enlighet med det beskrivningen ovan. Som ägare till en enskild firma eller ett handelsbolag kan du inte vara anställd i organisationen.

Arbetsgivardeklaration

Skatteverket kräver att du som arbetsgivare lämnar in arbetsgivardeklaration en gång i månaden. Deadlinen för att deklarera är den 12:e i månaden efter att du betalat lön. Alltså, har du betalat lön den 25:e februari ska du lämna in deklarationen senast den 12:e mars. Januari och augusti är annorlunda och då gäller den 17:e som förfallodag. Här hittar du Skatteverkets e-tjänst för arbetsgivardeklaration.  

Om du använder ett löneprogram kan du producera och exportera en .xml-fil som du sedan laddar upp till Skatteverket. Administrerar du lönen manuellt fyller du i deklarationen ruta för ruta i webbtjänsten. Läs mer om hur du gör det här.

Administrera lön

I och med att företaget blir arbetsgivare är den största administrativa förändringen den som berör lönen. Låt oss gå igenom de grundläggande processerna för hur du betalar lön från ditt företag.

Betala lön

När du betalar lön är det två betalningar. Först för du över nettolönen till den anställdas bankkonto och sedan betalar du inkomstskatt samt sociala avgifter till Skatteverket. Det finns inga regler som anger när du ska betala ut lön. Som du vet är det absolut vanligaste att lönen finns på bankkontot den 25:e varje månad. A-skatt och sociala avgifter betalar du en gång i månaden till Skatteverkets bankgiro 5050-1055. OCR-nummer för betalningen finns att hitta  på flera ställen: i e-tjänsten där du lämnar in arbetsgivardeklarationen, på kvittens som sparats, på deklarationsblanketten eller kontoutdraget från ditt Skattekonto.

Redovisa lön

En anställd skapar även i en ny post i redovisningenBruttolönen och arbetsgivaravgiften konteras som kostnader på debet. Utbetalningen av nettolönen krediteras från ett tillgångskonto. Samtidigt bokförs den obetalda skatten och arbetsgivaravgiften på skuldkonton som sedan nollställs när du gör inbetalningen till Skatteverket. Exemplet nedan illustrerar redovisningen av lönen. Bruttolönen på 30000 kr och arbetsgivaravgifter om 9426 kr bokförs på debet. Nettolönen på 23411 kr bokförs som en minskad tillgång på kredit, medan skulden till Skatteverket i form av inkomstskatt och sociala avgifter konteras på skuldkonton 2710 och 9426. 

Betalning och bokföring av löner är en tidskrävande process och många väljer att outsourca processen till en redovisningskonsult eller löneadministratör. Det är inte särskilt dyrt men det frigör mycket tid i företaget.

Ansluta till kollektivavtal (?)

Kollektivavtal är ett standardiserat anställningsavtal för en yrkesgrupp som har förhandlats fram mellan en fackförening och en arbetsgivarorganisation. Många företagare grundar sina anställningsvillkor på kollektivavtal. Du som ska anställa för första gången kan ansluta dig till en arbetsgivarorganisation och därigenom ta del av deras kollektivavtal. Alternativt så kan du kontakta den fackorganisationen som är relevant för dina framtida anställda och ansöka om att få teckna ett hängavtal. Det är ett avtal mellan dig och fackorganisationen, vilket innebär att du inte behöver vara med i en arbetsgivarorganisation.

Varför ska arbetsgivare använda kollektivavtal? Svaret är att de kan förenkla anställningsprocessen och administrationen, nu och i framtiden. Det är särskilt sant för dig som kommer fortsätta anställa arbetskraft till liknande uppgifter som har standardiserade löner. Till exempel om du driver café eller restaurang. Du ger dessutom ett seriöst intryck mot dina anställda. Men alla arbetsgivare bör inte använda kollektivavtal. Om du främst kommer anställa tjänstemän, vars löner bestäms på individnivå, är kollektivavtal inte för dig.  

Nu har du en övergripande koll på hur du ska administrera den första anställningen. Läs vidare i del två av vår guide för att få tips på hur du hittar rätt person till tjänsten.

Posted: 07 Mar, 2018 (Updated: 21 Jun, 2018)

Joakim  Carlsson

Läs mer av denna skribent

Ageras erbjuder inte själva ekonomiskt eller juridisk rådgivning, utan har istället valt att samarbeta med redovisningskonsulter, revisorer och jurister som kan hjälpa dig i dessa ärenden. Fyll i formuläret här nedan och få inom kort offerter från professionella experter och rådgivare:
Revisor
Redovisningskonsult