Kom igång med KPI:s - Internredovisningens grunder och tillämpningar

Vill du få bättre koll och bli smartare kring utvecklingen av ditt företag? Då är KPI:s något för dig. I den här artikeln går vi igenom internredovisningens grunder och tillämpningar. Fokuset ligger på prestationsmätning och vi tittar på hur du som entreprenör kan börja arbeta med interna nyckeltal för att förstå din verksamhet bättre. 

Vad är KPI:s?

Traditionella nyckeltal som soliditet och vinstmarginal kombinerar delar av din redovisning för att ge dig insikter om ditt företags ekonomiska ställning. Key Performance Indicators (kpi:s), eller interna nyckeltal, hjälper dig få en överblick av interna processer. Därför kan de hjälpa dig styra företaget i rätt riktning: Mot målen du satt upp.

Med hjälp av smart internredovisning ser du djupare in i verksamheten. Utvecklingstrender blir tydligare. Kpi:s är centrala för att sätta målsättningar och de hjälper dig mäta hur insatser påverkar företagets resa över tid. Om du har bra koll på dina nyckeltal kommer du kunna skapa analytiska beslutsunderlag, istället för att bara gå på känsla.

Välja rätt KPI:s till ditt företag

Hur vet du då vilka kpi:s som är relevanta för ditt företag? Nuförtiden kan det bi en utmaning att inte gå vilse i datadjungeln som uppstår när vi kan mäta allt. Kom ihåg internredovisningens syfte: att underlätta arbetet med att pusha företagets utveckling i rätt riktning. Ta fram de interna nyckeltalen med det i åtanke. Låt oss titta på hur du kan göra det i praktiken. 

Börja arbeta med interna KPI:s

Till att börja med är det viktigt att nyckeltalen är relaterbara till dina övergripande mål. Ta fram en vision och ett övergripande mål för ditt företag. Gör därefter en situationsanalys för att se vad som hindrar företaget från att nå drömmarna. Ställ frågor om vad som hindrar ditt företag från att nå slutmålet. Därifrån ser du fokusområden för förbättring. 

Därefter är det dags att se hur du kan mäta vägen fram till fokusområdena. Gör det inte för svårt i början utan använd enkel logik för att hitta rätt kpi:s. Driver du till exempel en webshop är trafik ett nyckeltal som antagligen bör se över för att nå dina mål. Men det är inte tillräckligt i sig. Conversion rate, hur många som faktiskt handlar på sidan, är minst lika viktig. Äger du en frisörsalong som behöver fler kunder är kundnöjdhet något du måste mäta eftersom det visar sannolikheten att dina nuvarande kunder kommer tillbaka, och rekommenderar dig till sina vänner. Producerar ni varor så kan du använda nyckeltal för att bestämma effektiviteten på olika produktionsställen.

För att nyckeltalen ska hjälpa dig är det bra att återkoppla över tiden se om de leder till dina slutgiltiga mål. Ta exemplet med webbshoppen igen. Om trafiken ökar, men inte försäljningen, kommer du behöva nya mål som relaterar till att lösa ett annat problem: att få besökarna att faktiskt handla. Nästa nyckeltal blir då  procenten av besökarna som handlar på plattformen.

Balanced Scorecard

Ett balanced scorecard, eller balanserat styrkort, är ett verktyg som hjälper dig strukturera upp dina nyckeltal och få ett helhetsperspektiv. I modellen hittar du nyckeltal utifrån fyra olika perspektiv: kundens, de anställdas, finansiella och effektivitet. Fördelen är att du får en överblick som hjälper dig relatera nyckeltal och mål till varandra. Dessutom undviker du ett för smalt fokus i dina nyckeltal.

Exempel på ett balanserat styrkort:

Olika fokus: Intäkter vs. Kostnader

En annan intressant aspekt är att interna kpi:s kan delas upp mellan de som fokuserar på att driva ner kostnader och de som fokuserar på att öka intäkter. Till exempel kan det förstnämnda vara kostnad per tillverkad vara eller anskaffningskostnad per ny kund. Intäktsdrivande nyckeltal skulle till exempel vara antal sålda varor per kund eller genomsnittligt kvitto. Vilka är viktigast i din verksamhet? Ledordet är balans. För mycket fokus på att driva ner kostnader riskerar att urholka värdet för kunderna. Åt andra hållet finns risken att förlora kontroll över kostnaderna när siktet är inställt på intäktsdrivande nyckeltal.

Förstå och tolka nyckeltal

Benchmarking

Allt är relativt och benchmarking är ett uttryck som ofta kommer upp när man pratar om nyckeltal. Det låter effektfullt och komplicerat men egentligen innebär det bara att man jämför sina kpi:s, internt eller externt. Benchmarking är inte ett komplicerat koncept, men att faktiskt implementera det i verksamheten är lättare sagt än gjort. Till att börja med krävs det tillgång till data från andra företag eller delar av organisationen. Dessutom, om du tänker på det, hur vanligt är det de anställda kommer ihåg, eller vill, mäta sitt arbete mot konkurrenter? Inte alltför vanligt i en vardag där vi har fullt upp. Det innebär att många organisationer arbetar med interna nyckeltal, men glömmer att benchmarka dem mot relevanta referenser och därigenom missar potential.

Tips: Lyckas med benchmarking genom att integrera det från början av processen. När du tar fram mål och sätter nyckeltal därefter ställ frågan: Mot vem kan jag mäta det här? Ibland finns det inget direkt svar, men ofta finns det branschstandards eller liknande att navigera efter. Det är alltid intressant att ha någon sorts referens.

Avslutningsvis

Nu har du förhoppningsvis lite idéer om hur du kan arbeta med kpi:s i din verksamhet. En ekonomisk rådgivare kan hjälpa dig komma igång med ekonomistyrningen i ditt företag. Ageras har partnerskap med ekonomiska rådgivare i hela Sverige. Vi kan ge dig kostnadsfri hjälp att hitta rätt rådgivare till ditt företag. 

Klicka här och få mer information om hur vi kan hjälpa dig

Posted: 03 May, 2018 (Updated: 19 Jun, 2018)

Joakim  Carlsson

Läs mer av denna skribent

Ageras erbjuder inte själva ekonomiskt eller juridisk rådgivning, utan har istället valt att samarbeta med redovisningskonsulter, revisorer och jurister som kan hjälpa dig i dessa ärenden. Fyll i formuläret här nedan och få inom kort offerter från professionella experter och rådgivare:
Revisor
Redovisningskonsult