Att ha ordning på sina räkenskaper kan ibland vara svårt och kräva en hel del tid. Som tur är finns det en enkel lösning på problemet.Genom att vända sig till Ageras kommer du i kontakt med redovisningsekonomer som är duktiga, lokala och som kan utföra ett kvalitativt arbete. Våra specialister känner till de regler och lagar som gäller för just ditt företag, och du slipper att oroa dig för att saker och ting skall bli fel. Via Ageras kommer du att få upp till 3 olika offerter från företag som vill ha dig som klient och du får snabbt en överblick över priset! Låt proffsen sköta jobbet och överlåt bokföringen till en redovisningskonsult – idag.
En bokförares arbetsuppgifter
Att bokföra betyder att man för in ekonomiska händelser i något typ av system. I de flesta företag sker ekonomiska händelser varje dag. Eftersom dessa påverkar företagets ekonomi så måste de bokföras. Men vad är det mer exakt som behöver bokföras? Exempel på verifikationer kan vara fakturor, kvitton eller löneutbetalningar.
Löpande bokföring
Affärshändelser ska registreras löpande. Det innebär att löpande bokföring är ett centralt begrepp när man talar om företagets redovisning. Att bokföringen ska utföras löpande innebär helt enkelt att man inte får vänta för länge med att registrera företagets affärshändelser. Men vad är då en affärshändelse? Affärshändelser är det som påverkar ekonomin i ett företag. Dit hör bland annat in- och utbetalningar från kassa, bank och andra konton men också överföringar mellan konton och förändringar av skulder och fordringar. Affärshändelser sker också när varor och tjänster köps och säljs, när försäljningar genomförs eller när inventarier köps in. Egna insättningar och uttag är också affärshändelser, liksom beslut om bokslutsdispositioner. Alla affärshändelser ska noteras som bokföringsposter både i grundboken och i huvudboken som vi tar upp längre ner på denna sida.
Kontanta inbetalningar och utbetalningar
Man skiljer mellan kontanta in- och utbetalningar och övriga affärshändelser. Kontanta inbetalningar och utbetalningar ska nämligen bokföras senast påföljande arbetsdag, medan andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. I praktiken innebär det att kontanta in- och utbetalningar i stort sett ska bokföras omgående, medans andra affärshändelser kan buntas ihop och bokföras en gång i veckan.
Löpande bokföring kan göras på två sätt
När det gäller löpande bokföring kan man antingen använda sig av faktureringsmetoden eller kontantmetoden. Vilken man väljer beror på hur stort företaget är. Den vanligaste metoden för löpande bokföring är faktureringsmetoden. Det innebär att utgående och inkommande fakturor förs in i bokföringen på det datum som de är utfärdade eller inkomna. Man bokför alltså fakturan på fakturadagen alternativt ankomstdagen, antingen som en kundfordran eller leverantörsskuld. Samtidigt redovisar man momsen. När man efter ett tag får sin kundfordran betald eller betalar sin leverantörsskuld så bokförs även detta som en affärshändelse. Denna typ av löpande bokföring gör att man får en tydligare bild av företagets ställning och resultat under årets gång.
Kontantmetoden är en annan metod för löpande bokföring och får användas av företag med en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor. Kontantmetoden innebär att bokföringen av fakturorna får skjutas upp tills dess att fakturorna betalats, vilket i sin tur innebär att det endast blir ett bokföringstillfälle per faktura. Man bokför alltså inte fakturorna när man skickar eller tar emot dem, utan först när de betalas. Först vid räkenskapsårets slut tar man upp ännu obetalda fakturor i bokföringen för att de ska hamna på rätt räkenskapsår. Den stora fördelen med kontantmetoden är att bokföringen blir enklare eftersom det blir ett moment mindre att bokföra. Nackdelen blir dock att denna metod ger en sämre överblick av företagets ekonomiska ställning under året. Först i bokslutet blir siffrorna riktigt rättvisande.
Redovisning av moms
En del i den löpande bokföringen är att redovisa moms. När man använder faktureringsmetoden så bokförs momsen löpande samtidigt som man bokför fakturorna. När man använder kontantmetoden däremot, redovisas moms till Skatteverket först vid betalning av fakturorna eftersom fakturor bokförs först när en de har betalats. Enbart vid bokslut behöver man redovisa moms på obetalda fakturor.
Bokföringsskyldighet och bokföringsansvar i olika typer av verksamheter
Alla som bedriver en enskild firma, AB, HB, KB, ekonomisk förening och många stiftelser har bokföringsskyldighet. Bokföringsskyldigheten regleras av bokföringslagen som bland annat säger att alla verksamheter måste föra in sina affärshändelser i en bokföring, ha underlag för dessa samt presentera dem i en viss ordning. Vidare ska all bokföring sparas i minst 7 år och förvaras på ett säkert ställe där den inte riskerar att förstöras. Med andra ord ska det inte gå att skylla på en vattenläcka eller någon annan olycka om bokföringsunderlag försvinner.
Ansvaret för bokföring skiljer sig något beroende på vilken typ av företag man driver. Det kan vara bra att veta innan man sätter igång. För enskilda företagare är det näringsidkarna själva som ansvarar för att bokföringen är korrekt. Detta gäller även om man anlitat en bokföringsbyrå. I Handelsbolag är det delägarna som bär det fulla ansvaret, och i kommanditbolag bör det finnas minst en delägare som ansvarar för det insatta kapitalet. I övrigt gäller samma regler som för ett handelsbolag. I aktiebolag däremot ligger ansvaret inte på ägarna utan på den verkställande direktören och styrelsen. Om bokföringen skulle visa sig vara gjord på ett felaktigt sätt riskerar den ansvarige i värsta fall att dömas för bokföringsbrott, ännu en anledning att se till att hålla ordning på räkenskaperna.
Grundbokföring och huvudbokföring
Alla affärshändelser i ett företag måste bokföras så att de dels kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och dels i systematisk ordning (huvudbokföring). Bokföring till företag ska således ske på ett sådant sätt att det är möjligt att följa företagets räkenskaper och se hur olika affärshändelser har påverkat resultat och balans i företaget. Man ska också på ett enkelt sätt kunna kontrollera riktigheten i bokföringsposterna och få en överblick över företagets verksamhet, dess förlopp, ställning och resultat. Det är grundbokföring och huvudbokföring som tillsammans gör det möjligt att få en överblick över verksamhetens förlopp.
Grundbokföring
Bokföring är alltså ett måste för alla företag, oavsett företagsform. Detta innebär kort sagt att det måste finnas ett skriftligt bevis såsom kvitton och fakturor för alla de händelser som påverkar företagets affärer. I praktiken kan det handla om att spara kvittot från ett vanligt inköp till företaget som en verifikation och att inköpet därefter bokförs, antingen på papper eller i ett bokföringsprogram.
Kronologisk ordning och systematisk ordning
Företagets affärshändelser måste bokföras dels i kronologisk ordning och dels i systematisk ordning, alltså efter datum eller vilken sorts händelse det är. För att kunna dela in affärshändelserna efter typ så brukar man använda olika konton. Efter varje årsskifte måste man göra ett årsbokslut, vilket man gör genom att räkna samman alla konton. Då får man olika rapporter, bland annat en resultatrapport och en balansrapport. Dessa visar hur det har gått för företaget under året, om det gått bra eller dåligt, samt hur mycket skulder och tillgångar företaget har.
Grundbokföring ska ske skyndsamt
Alla kontanta inbetalningar och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Övriga affärshändelser ska bokföras så snart som möjligt. Normalfallet är att övriga affärshändelser ska bokföras inom 50 dagar efter utgången av den månad då affärshändelsen inträffade. Men att skjuta på bokföringen är ingen bra idé. Dels så är det inte lagligt och dels så gör man sig själv en björntjänst eftersom det kan vara svårare att få överblick och koll på ekonomin om man skjuter för länge på bokföringen. Tanken med grundbokföringen är att man ska kunna få en löpande överblick över företagets ekonomiska hälsa om man spar för länge med att bokföra affärshändelserna så försvinner mycket av syftet med grundbokföring.
Kontanta affärshändelser kan också registreras separat, till exempel i en kassajournal eller i ett kassaregister. Om kontanta inbetalningar och utbetalningar registreras på ett sådant sätt som uppfyller Skatteverket föreskrifter så får affärshändelserna dock bokföras vid ett senare tillfälle. När det gäller grundbokföringen ska alla händelser innehålla följande: det datum då affärshändelsen ägde rum, ett löpande verifikationsnummer samt en text som beskriver vad affärshändelsen avser. Dessutom ska debet och kredit gå jämnt upp i verifikationen.
Huvudbokföring
Huvudbokföring innebär att bokföringen görs systematiskt, vilket i praktiken innebär att man ska göra bokföringen på olika konton. På så sätt blir det enklare att följa företagets ekonomi och man kan också skriva ut olika rapporter från bokföringsprogrammet så att man kan hålla koll på tillgångar, skulder, intäkter, kostnader, balans och resultat.
Man talar om ”böcker” eftersom ordbruket är en kvarleva från den tid då all bokföring gjordes för hand och företagen bokförde på papper. På den tiden använde företagen nämligen en grundbok eller dagbok, där affärshändelserna skrevs in kronologiskt i den följd som de inträffade. Därefter fördes dessa uppgifter över till huvudboken, där man skrev in affärshändelserna systematiskt, alltså konto för konto. Dagens datorprogram fungerar dock så att de automatiskt för över uppgifterna till huvudbokföringen efter att uppgifterna har lagts in i grundbokföringen. Därför tänker inte många företagare på att de genomför både huvudbokföring och grundbokföring.
Viktigt att räkenskaperna är i ordning
I Sverige ser man allvarligt på ekobrott eftersom man vet att det går att fuska sig till förmåner och lägre skatter. För att se till att bokföringsbrott inte begås finns därför bokföringslagen som avstyr just sådana saker. Exempel på brott kan vara att bokföringen är ofullständig, att den är osann eller har brister i sitt utförande. Konsekvensen för bokföringsbrott kan vara böter eller i värsta fall fängelse, beroende på hur grovt brottet anses vara. Det finns också en ekonomisk vinning i att göra rätt från början. Det kan ta lång tid att reda ut felaktigheter i bokföringen och speciellt om det gått ett tag sedan misstagen begåtts. En redovisningskonsult är utbildad för att undvika sådana felaktigheter och är väl insatt i regelverket. Det gör att kostsamma misstag med största sannolikhet är mindre för den som använder sig av en redovisningskonsult, än för den som väljer att göra det själv.
Att ta kontakt med en bokföringsbyrå
Om du letar efter en bokföringsbyrå kommer du snart inse att det finns väldigt många att välja på. Då är det perfekt att du hamnade här. Via Ageras kan du få offerter från olika byråer, utan att behöva betala en krona. Även om du har en del kunskaper och tror dig kunna ordna det själv, så är det smart att åtminstone börja med att ta hjälp av någon som är expert på området. Hellre att du upptäcker att du själv klarar av att göra det i fortsättningen, än att du sitter där med massa kvitton och olika konton och har trasslat in i dig i flera timmars extra arbete.
Tips i valet av bokföringsbyrå
Många företagare väljer att bokföra på egen hand och med dagens bokföringsprogram är det inte så svårt, åtminstone inte om man driver ett mindre företag. Men om företaget är lite större eller dess verksamhet är mer komplex så kan det kännas skönt att lämna bort bokföringen till en bokföringsfirma eller redovisningsbyrå. Tar man hjälp av en kompetent redovisningsbyrå för t.ex. fakturering, lönehantering och skatter så kan man spara såväl tid som pengar. Detta eftersom man dels kan öka sin ekonomiska vinst genom att göra rätt avdrag, men dels också eftersom man får mer tid över till företagets kärnverksamhet om man slipper ägna en massa tid till papper och siffror. Dessutom minskar man markant risken för att det blir felaktigheter och man slipper också själv hålla sig uppdaterad på ändringar i regelverk.
Valet att anlita en redovisningskonsult kan till en början kännas väldigt svårt eftersom det finns en hel del ekonomibyråer att välja bland. Därför tänkte vi ge en liten guide till vad man kan tänka på när man väljer redovisningsbyrå för sin grundbokföring, huvudbokföring och bokslut.
- En första sak som kan vara bra att tänka på är att välja en redovisningsbyrå som håller till i den stad där företaget har sitt säte. Visserligen kan man med dagens digitala teknik sköta det mesta på distans, men det kan ändå finnas en stor poäng i att kunna sitta ner med sin redovisningskonsult och diskutera igenom frågetecken eller problem. Dessutom slipper man problemet med att skicka över filer eller pärmar till redovisningsbyrån, och man kan istället enkelt ta dem under armen och åka dit med dem.
- En annan viktig sak man bör ha i åtanke när man väljer redovisningsbyrå är att redovisningsbyrån bör ha de tjänster som företaget behöver nu och i framtiden. Det är bättre att redan från början välja en redovisningsbyrå som företaget kan växa med, än att tvingas byta redovisningsbyrå när företagets verksamhet har vuxit sig större och man får behov av fler tjänster.
- Att välja en auktoriserad redovisningsbyrå är ett enkelt och smidigt sätt att säkerställa att man får kvalificerade ekonomiska tjänster och att konsulterna är uppdaterade och har den kompetens som behövs. Redovisningsbyråer auktoriseras av Sveriges Redovisningskonsulters Förbund och revisionsbyråer auktoriseras av Revisorsnämnden.
- Magkänslan är ofta bra att ha med sig när man gör sitt val av redovisningsbyrå för grundbokföring, huvudbokföring, bokslut och andra ekonomiska tjänster. Man kan också använda sig av personliga rekommendationer från kollegor, konkurrenter eller vänner. På så sätt ökar man chansen att hitta en förtroendeingivande och pålitlig redovisningskonsult. Ett annat tips är att försöka hitta en ekonomikonsult som har erfarenhet av den bransch som företaget verkar i. På så sätt spar man ofta tid och pengar eftersom redovisningskonsulten då slipper sätta sig in i branschspecifika regler, utan han eller hon är då redan uppdaterad om vad som gäller.
- Sist men inte minst handlar det om att ta reda på så mycket information om bokföringsbyrån som möjligt innan man bestämmer sig för att anlita dem. Kolla upp hur det ser ut med bemanning och backup. Vilken beredskap finns det om din kontaktperson åker på semester eller plötsligt blir sjukskriven? Fråga hur ekonomibyrån kommer att lägga upp sitt arbete om du väljer dem. Vilka rutiner har de? Vad kommer att krävas av dig? Vidare bör du kolla upp vilket ekonomiprogram redovisningsbyrån arbetar med. Inte minst om du ska utföra en del av ekonomiarbetet på egen hand. Det är en stor fördel om ni har datorprogram som kan synka med varandra så ni slipper tekniskt trassel.
Skillnad i pris för redovisningskonsulter
Olika redovisningskonsulter kan ha olika arvode för arbetet de utför. Till skillnad från vissa andra branscher finns ingen direkt koppling. När det gäller priset finns några frågor man bör ställa sig. Hur ser redovisningsbyråns prisbild ut överlag? En del debiterar per timme, andra har ett fast pris. Fundera på vad som passar dig och ditt företag bäst och kolla upp om redovisningskonsultens sätt att debitera fungerar bra. Att bara leta efter en billig redovisningskonsult kan bli problematiskt i det långa loppet. Se istället till att kontrollera vad du får för pengarna. Vad ingår i priset? Genom att införskaffa sig offerter från flera redovisningsbyråer kan man enkelt skaffa sig en känsla för vad som är rimligt. Där står också andra villkor som kan vara betydelsefulla för att arbetet.
Med Ageras får du kontakt med duktiga bokhållare
Det behöver inte ta lång tid. Skriv ner när du behöver hjälp och vad du behöver hjälp med. Då mottar du upp till 3 offerter från redovisningsbyråer i närområdet som alla visar intresse för just ditt uppdrag. Du har då själv chansen att välja vilken utav dessa tre som bäst passar in på det du söker. Eftersom tjänsten inte är bindande kan du när som helst dra dig ur, så länge du inte slutit ett avtal med någon av parterna. Erbjudandena är helt enkelt icke bindande och kom ihåg – tjänsten är gratis! Lycka till i ditt sökande!