OCR-nummer

Vad är ett OCR-nummer?

Ett OCR-nummer är ett standardiserat referensnummer som anges på en faktura för att särskilja den från övriga fakturor vid betalning, och ibland även i samband  med bokföring.

För att man ska kunna fakturera med OCR-nummer så måste man i egenskap av företagare ha ett relevant tjänsteavtal med en bank som samarbetar med plus- eller bankgirot.

Få hjälp med din bokföring

Hur ser ett OCR-nummer ut?

Ett OCR-nummer består av ett antal siffror vars antal varierat beroende på vem som utfärdat OCR-numret. I bästa fall så bör dessa nummer vara unika i den meningen att de under den period som man är skyldig att spara räkenskapsinformation inte överlappar varandra.

Moderna bokföringsprogram skapar i de flesta fall unika OCR-nummer i samband med upprättandet av en faktura vilket i stor utsträckning har förenklat användandet. Det är inte obligatoriskt med OCR-nummer, och meddelanden samt förenklade referensnummer är vanligt förekommande alternativ. Särskilt bland mindre företag.

Anlita en erfaren företagsrådgivare

OCR-nummer på engelska

OCR reference number. Begreppet härstammar från engelskans Optical Character Reading som åsyftar maskinell avläsning av nummerserier.

Vem skapar ett OCR-nummer?

Ett OCR-nummer kan skapas av den som utfärdar en faktura. Avsändaren kan sedan ange detta vid betalning vilket förenklar identifiering av kund- och betalningsuppgifter.

OCR-nummer syfte

Syftet med OCR-nummer är att en mottagare av en elektronisk betalning enkelt ska kunna identifiera kunden vars kundnummer och/eller fakturanummer är kopplat med det skapade OCR-numret.

Numera så sker de flesta betalningar via en Internetbank som i de flesta fall bekräftar att de angivna siffrorna motsvarar ett giltigt OCR-nummer. Trots detta så är det fullt möjligt att felaktigt angivna siffror leder till att betalningen inte kan kopplas till en viss faktura. Då markeras betalningen som okänd av plus- eller bankgirot. Eftersom sifferserien ofta är relativt sett lång är det väldigt liten risk att betalningen kopplas till en annan befintlig faktura. Därför anses OCR-nummer på det stora hela vara ett säkert och beprövat system för faktureringsmässiga referensnummer.

Även om OCR-nummer även används internationellt så var Sverige ett av de första länder som i större utsträckning började tillämpa systemet. En vanligt förekommande kritik är att sifferserien är onödigt lång, men det är viktigt att komma ihåg att den måste vara tillräckligt lång för att på ett unikt sätt under överskådlig tid särskilja varenda enskild faktura. Hanteringen har däremot på senare tid förenklats då såväl datoranslutna handscanners som mobilappar möjliggjort automatiserad avläsning av OCR-nummer.