Uppdaterad 2023
En elektronisk faktura, även kallat e-faktura, är en faktura som upprättas, skickas, mottas och bearbetas i ett digitalt format.
E-faktura som det vanligtvis kallas blir allt vanligare och är numera något som många föredrar att använda. En e-faktura skickas, mottas och bearbetas digitalt och gör det enkelt för användaren att få fakturan och betala den. Elektroniska fakturor har dessutom resulterat i att färre och färre använder pappersfakturor som är sämre för miljön. Storbankerna i Sverige är anslutna till e-faktura och vanligtvis behöver du registrera ditt föredragna alternativ hur du ska motta dina fakturor.
E-faktura är en förkortning av elektronisk faktura.
Få hjälp med företagets fakturor
För att anmäla sig till e-faktura behöver du ha internetbank. Beroende på din valda bank kan flödet se olika ut för att anmäla sig till e-faktura. Men vanligtvis gör du det i din internetbank under ’betala och överföra’. Du behöver verifiera dig med antingen BankID eller säkerhetsdosa.
När du godkänner en e-faktura har banken koll på när mottagaren behöver ha betalningen. E-fakturan betalas på förfallodagen och betalning sker automatiskt så länge du har godkänt e-fakturan. Är inte e-fakturan godkänd kommer inte betalning att ske. Godkännande av e-faktura sker i internetbanken.
Att skicka e-faktura istället för en klassisk pappersfaktura har många fördelar. En e-faktura hamnar direkt i din kunds bokföringsprogram och brukar vanligtvis registreras automatiskt. För att detta smidiga flöde ska fungera krävs det att din kund har ett bokföringsprogram som tillåter att e-fakturor kan tas emot.
För dig som privatperson innebär det inga extra kostnader att använda sig av e-faktura då det ingår i din banks betaltjänst. Numera brukar det till och med föredras att använda e-faktura för att slippa fakturaavgiften som vanligtvis tillkommer på pappersfakturor.
Kostnaden för e-faktura för företag beror på hur tjänsten ser ut och paketeras hos din bank men också omfattningen det vill säga hur många e-fakturor som ska skickas och tas emot.
Gällande hantering och arkivering säger reglerna att räkenskapsinformation som mottagits måste sparas i det skick som det mottages. Det betyder att en faktura eller kvitto som mottagits i elektroniskt format måste sparas i elektroniskt format.
Dock så finns det enligt bokföringslagen en möjlighet att föra över information från en form till en annan, genom att till exempel skriva ut en elektronisk faktura. Den totala arkiveringstiden för räkenskapsinformation är enligt bokföringslagen 7 år och det ursprungliga materialet ska sparas i tre år, men därefter kan den nya versionen sparas i de resterande åren. Om man får en faktura i PDF-format via mail behöver inte mailet sparas så länge all information framgår på själva fakturan.
Viktigt att komma ihåg om man överför en faktura från en form till en annan är att man måste kunna spåra de olika versionerna till varandra under de 3 första åren då båda formaten finns tillgängliga. Ett enkelt sätt är att till exempel numrera de olika formaten med samma nummer så att de enkelt kan spåras till varandra.
Behöver du hjälp med företagets elektroniska fakturor? Med Ageras kan du få rådgivning och hjälp från specialister inom området. Fyll i formuläret så matchar vi ihop dig med rätt experter utifrån dina önskemål och behov - du får tre gratis offerter!
Du behöver inte ge oss en detaljerad beskrivning, en kort beskrivning räcker. Våra experter kommer att granska ditt ärende innan vi matchar dig med rådgivare.