Löpande bokföring är ett centralt begrepp när man pratar om redovisning, vilket innebär att affärshändelser ska registreras löpande. Det betyder att man inte får vänta för länge med att registrera företagets affärshändelser. En affärshändelse är i sin tur de aktiviteter som påverkar ekonomin i ett företag. Dit hör bland annat in- och utbetalningar från kassa, bank och andra konton men också överföringar mellan konton och förändringar av skulder och fordringar. Affärshändelser sker också när varor och tjänster köps och säljs, när försäljningar genomförs eller när inventarier köps in. Egna insättningar och uttag är också affärshändelser, liksom beslut om bokslutsdispositioner.
Man skiljer mellan kontanta in- och utbetalningar och övriga affärshändelser. Kontanta inbetalningar och utbetalningar ska nämligen bokföras senast påföljande arbetsdag, medan andra affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. I praktiken innebär det att kontanta in- och utbetalningar i stort sett ska bokföras omgående, medan andra affärshändelser kan buntas ihop och bokföras en gång i veckan.
När det gäller löpande bokföring kan man antingen använda sig av faktureringsmetoden eller kontantmetoden. Vilken man väljer beror på hur stort företaget är. Den vanligaste metoden för löpande bokföring är faktureringsmetoden. Det innebär att utgående och inkommande fakturor förs in i bokföringen på det datum som de är utfärdade eller inkomna. Man bokför alltså fakturan på fakturadagen alternativt ankomstdagen, antingen som en kundfordring eller leverantörsskuld. Samtidigt redovisar man momsen. När man efter ett tag får sin kundfordring betald eller betalar sin leverantörsskuld så bokförs även detta som en affärshändelse. Denna typ av löpande bokföring gör att man får en tydligare bild av företagets ställning och resultat under årets gång.
Kontantmetoden är en annan metod för löpande bokföring och får användas av företag med en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor. Kontantmetoden innebär att bokföringen av fakturorna får skjutas upp tills dess att fakturorna betalats, vilket i sin tur innebär att det endast blir ett bokföringstillfälle per faktura. Man bokför alltså inte fakturorna när man skickar eller tar emot dem, utan först när de betalas. Först vid räkenskapsårets slut tar man upp ännu obetalda fakturor i bokföringen för att de ska hamna på rätt räkenskapsår. Den stora fördelen med kontantmetoden är att bokföringen blir enklare eftersom det blir ett moment mindre att bokföra. Nackdelen blir dock att denna metod ger en sämre överblick av företagets ekonomiska ställning under året. Först i bokslutet blir siffrorna riktigt rättvisande.
Du behöver inte ge oss en detaljerad beskrivning, en kort beskrivning räcker. Våra experter kommer att granska ditt ärende innan vi matchar dig med rådgivare.