10 Myter om bokföring

Bokföring används både som ett övergripande begrepp och för att beskriva själva handlingen att bokföra. Att bokföra är att behandla ekonomiska (affärs-) händelser i ett företag, det vill säga att ordna, sammanställa, värdera och rapportera affärshändelser. I praktiken betyder det att du som företagare sparar kvitton, fakturor och andra underlag för att kunna registrera och redovisa dem i kronologisk och systematisk (kontobaserad) ordning. Nedan reder vi ut viktiga bokföringsbegrepp och koncept; kontantmetoden jämfört med fakturametoden, samt vad som menas med grundbokföring och huvudbokföring.

Få hjälp med din bokföring

1. Bokföring är ett modernt påhitt

Falskt. De första bevisen av dubbel bokföring kommer från Italien på 1400-talet där en italiensk matematiker, vän till Leonardo da Vinci, beskrev hur handelsmän registrerade affärshänder i olika journaler. Handelsmännen antecknade deras intäkter och skulder i två separata kolumner – som på vår tid kommit att kallas för debet och kredit konton. Detta kom att bli den första boken om dubbel bokföring. Bokföring infördes i Sverige först på 1600-talet men eftersom det nu gått drygt 400 år kan vi vara överens om att bokföring i sig inte är någonting nytt.

Hur fungerar bokföring?

2. Redovisning och bokföring är samma sak

Begreppen redovisning och bokföring används ofta synonymt trots att de egentligen inte är samma sak. Åtminstone inte helt och hållet. Bokföringen regleras av bokföringslagen och innebär att ett företag, en stiftelse eller en organisation bokför sina affärshändelser i registreringsordning eller i systematisk ordning. Bokföring är del av redovisningen, och lägger grund för de rapporter som ska inkluderas i redovisningen. Redovisning är därmed ett bredare begrepp. Den är också det underlag som deklarationen och årsredovisningen baseras på när det är dags att redovisa för skatteverket.

3. Bokföring får endast skötas av redovisningskonsulter

Att bokföring endast skulle få göras av redovisningskonsulter är en myt. Bokföring kan man nämligen sköta själv, överlåta till en vän eller anlita någon som sköter om den. Dock finns det vissa regler kring årsredovisningen som till exempel innebär att aktiebolag och större företag ska använda sig av en revisor. Då kan man komma att behöva en auktoriserad revisor.

4. Den som bokför måste vara bra på matematik

Trots att redovisningskonsulter sysslar med diverse räkenskaper mycket och ofta är påståendet att redovisningskonsulter skulle vara mattesnillen inte nödvändigtvis sant. En redovisningskonsult kan komma långt utan att vara speciellt bra på matte och det kan även den som har hand om sin egen bokföring. Idag är nästan all bokföring digitaliserad. Bokförings- och redovisningsprogrammen gör uträkningarna åt dig och kan göra jämförelser eller t.o.m. varna om den tror att någonting blivit fel.

5. Redovisningsprinciper är harmoniserade över landsgränser

Det finns 3 utmärkande redovisningsstandarder som används världen över. Dessa är US GAAP (general accepted accounting principles), IFRS (international financial reporting standards) och svensk redovisningsstandard – FAR. I Sverige tillämpas främst FAR men från börsnoterade bolag krävs också att man följer IFRS redovisningsprinciper. Dessa kan skilja sig ganska mycket åt vilket är viktigt att tänka på när man bokför. Svensk redovisningsstandard är mer principbaserad i jämförelse med framförallt US GAAP som är mer regelbaserad.

6. Gör du fel i bokföringen är det kört

Nejdå, ta det bara lugnt. Det kommer säkerligen att uppkomma ett fel eller två när du bokför. Det kan till exempel vara att man bokför en verifikation på fel konto eller av misstag anger fel summa. Det viktigaste är då att man är tydlig med vilket felet är, och rättar till det så snart man kan. I manuell bokföring stryker man ett streck över felet och skriver dit de riktiga uppgifterna, följt av datum och underskrift. Man ger också en förklaring på varför man gjort en rättelse. I e-bokföring däremot beror rättningen på vilket bokföringssystem man använder men praxis är ha en funktion för att ändra felaktiga verifikationer.

7. Små företag slipper bokföring

Tyvärr är detta inte sant. Enligt skatteverket är alla fysiska personer som bedriver enskild näringsverksamhet bokföringsskyldiga. Detta gäller även för de som driver aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar. Att mindre företag skulle slippa bokföra är därför en myt.

8. "Kostnad som kostnad" – Vilket konto du bokför på spelar mindre roll

Att bokföra kostnader på första bästa kostnadskonto är ett vanligt fel företagare gör när de bokför. Detta gäller främst nystartade företag som bokför för första gången och ännu inte behövt spendera tid på att rätta felaktig bokföring. Oftast blir man lite mer noggrann andra gången, när man insett att det kan ta lite tid att rätta till.

Genom att följa BAS-kontoplanen kan man se vart alla tillgångar ska bokföras. Dock är det viktigt att komma ihåg att bara för att någonting vid inköpstillfället bokförs på ett konto betyder det inte att de löpande kostnaderna i samband med inköpet bokförs på samma konto.

9. Bokföring är dyrt

Många räknar med att bokföring kommer att kosta skjortan. Detta är en vanlig anledning till att folk drar sig för att ta hjälp med bokföring. Självklart kan bokföring bli dyrt som alla andra tjänster, speciellt om uppdragen är stora och verifikationerna oändliga. Men för företagare som har ett ”normalt” antal verifikationer i månaden kan bokföringen i själva verket vara billig i jämförelse med vad det kostar när du själv sitter där och tragglar med siffrorna. Ett bra sätt att ta reda på om man tjänar pengar på att outsourca bokföringen är att klocka dig själv varje gång du gör någonting bokföringsrelaterat för att se hur många timmar du lägger ner. Jämför sedan detta med vad du kan tjäna om du hade lagt denna tid på inkomstgenererade uppgifter. Många tror att man bör sköta bokföringen själv för att slippa en extra utgift, när man istället kan få en relativt större inkomst genom att använda tiden till inkomstgenererande arbetsuppgifter.

Gratis sökning av bokföringstjänster

10. Kreativ bokföring är olagligt

Här är gränsen hårfin. Kreativ bokföring innebär nämligen att man tänjer på bokföringsreglerna så att företaget ska kunna dra ekonomisk nytta. Det kan man göra genom att exempelvis redovisa en mindre inkomst, och därmed behöva betala mindre skatt. Uttrycket har fått en negativ klang eftersom det många gånger leder till att företag går över gränsen och gör sig skyldiga till bedrägeri. Ett tips är därför att hålla sig borta från kreativ bokföring. Kreativitet är en tillgång i många fall, men inte när det gäller bokföringen.