Bokföring - Så funkar det

Alla svenska företag är skyldiga att bokföra, eller att ”föra bok” som man ibland säger. Bokföring innebär att man för ner ett företags affärshändelser på ett underlag som är antingen elektroniskt eller i pappersformat. Den som sköter sin egen bokföring lär sig ofta mycket om företagets egna ekonomi, men hur bokföringen går till och varför man gör det är inte alltid självklart. Många gånger uppkommer frågorna ganska så snabbt...

Vad, Hur, När, Vilka, Varför ?

Här besvarar vi några av de vanligaste frågorna man ställer sig när det är dags att bokföra.

VARFÖR ska man bokföra?

  • För att hålla koll på hur ditt företag mår och för att få inblick företagets ekonomiska hälsa.
  • För att det står i bokföringslagen
  • För att bokföringen ligger till grund för det redovisningsunderlag som används vid årsbokslutet eller årsredovisningen.

VAD behöver jag ha för att bokföra?

  • Bokföringsprogram eller Kassabok.
    Idag finns program där man kan dela upp uppgifterna mellan sig själv och en redovisningskonsult. Då kan man tillexempel själv sköta lönerna och faktureringen medens redovisningskonsulten sköter resten av bokföringen. På så sätt är du lite delaktig men får mer tid över att ägna till annat.
  • Plats för dina verifikationer, tex pärmar.
    Kom ihåg att skilja mellan bokförda och ännu icke bokförda fakturor och kvitton. Har du ett ekonomiprogram håller programmet reda på vad som är betalt och inte.
  • Skattekonto
    Alla företag/företagare har ett speciellt skattekonto som är registrerat hos skatteverket. Dit ska du betala in alla skattedeklarerade avgifter och skatter. Ett exempel är moms. Det är också hit du ska betala in debiterad F-skatt.

HUR fyller jag i min bokföring?

Se till att ha alla underlag samlade, oavsett om det är du själv eller någon utomstående som ska sköta bokföringen. På så sätt hamnar rätt transaktioner lättare på rätt plats. Kom ihåg att spara alla verifikationer, kvitton, fakturor och övriga affärshändelser eftersom de behövs när du bokför.

…vad ska verifikationerna innehålla?

  • Datum från sammanställningen
  • Datum från affärshändelsen
  • Beskrivning av vad affärshändelsen avser
  • Totalbelopp + Momsbelopp
  • Motparten - alltså person eller företag där affärstransaktionen gjordes med.
  • Hänvisningar till annat material (om sådana existerar) som bevaras på annan plats. T.ex. Hyresavtal.

Man ska bokföra både i registreringsordning, med datumordning på verifikationerna och i systematisk ordning, där verifikationerna bokförs till rätt konto. Ändringar i en bok ska strykas över, skrivas under och får ej suddas ut. Det är för att det ska gå att spåra ändringarna senare.

Kom ihåg att inte slänga några kvitton! Alla underlag ska sparas på en säker plats i minst 7 år.

VILKA bokföringsprogram kan jag använda?

  • Du kan använda speciella bokföringsprogram. Visma, REKO och Hogia är exempel på sådana.
  • Du kan inte använda Excel. Det beror på att ändringar och rättelser inte går att spåra.

NÄR måste jag bokföra?

Det beror på vilken typ av bokföringsmetod du använder dig av! Det finns nämligen två olika metoder: Kontantmetoden och Fakturametoden. Beroende på vilken metod man använder så bokför man vid olika tillfällen.

Kontantmetoden innebär att du bokför leverantörsfakturor och kundfordringar när dessa är betalda. Då ska det ske senast kommande arbetsdag.

Med Faktureringsmetoden brukar det räcka att man bokför så snart som möjligt – det är helt enkelt inte lika strängt. Fakturadatumet bestämmer hur det kommer att se ut i din bokföring. Du bokför både när du får din faktura samt när du har betalat den. Faktureringsmetoden innebär ett moment extra men ger dig en bättre översikt över räkenskaperna.

Alla företag med en nettoomsättning på över 3 miljoner kronor ska använda sig av faktureringsmetoden. Omsätter företaget mindre går kontantmetoden bra.

 

Var denna artikel hjälpsam? Då finns det mer läsning för dig. Se hur du kan förbättra ditt företags likviditet här.

Posted: 07 Apr, 2016 (Updated: 11 Feb, 2019)

Martin Hegelund

Läs mer av denna skribent

Ageras erbjuder inte själva ekonomiskt eller juridisk rådgivning, utan har istället valt att samarbeta med redovisningskonsulter, revisorer och jurister som kan hjälpa dig i dessa ärenden. Fyll i formuläret här nedan och få inom kort offerter från professionella experter och rådgivare:
Revisor
Redovisningskonsult