Tips från revisor: Så digitaliserar du verksamheten för att spara tid och pengar

Att automatisera verksamhetens manuella administration förbereder ditt företag för framtiden. Det gör att energin och pengarna man lägger på administrativa uppgifter minskar, samtidigt som man frigör tid till det som är roligt och viktigt – driva verksamheten. I min roll som revisor ser jag ofta företagare som lägger onödig kraft på administration. Visst, det kan vara kostsamt att implementera nya system, men det finns enkla lösningar som gör stor skillnad. Jag tänkte i detta blogginlägg tipsa om hur du ska gå tillväga för att spara både tid och pengar i framtiden.

Så digitaliserar du verksamheten: Bokföringssystem med digitalt flöde

Steg ett för att automatisera delar av ekonomihanteringen är att använda ett bokföringssystem som stödjer ett digitalt flöde. Vi på PwC har en plattform som heter MyBusiness jag kan varmt kan rekommendera. Plattformen går att integrera med 100-tals andra system, exempelvis iZettle, PayPal, Klarna så att de automatiskt talar med varandra. Vårt system är inte unikt, flera har den här funktionen och mitt tips är att hitta ett som passar dina unika behov. Med det sagt, välj ett system som möjliggör integration mellan relevanta sidosystem. Det är viktigt, oavsett om man väljer att använda MyBusiness eller inte.

Leverantörsfakturor

När jag pratar med mina kunder så får jag ofta höra att hanteringen av leverantörsfakturor är en krävande administrativ del som man gärna vill automatisera. Till deras stora glädje kan jag upplysa om att det finns många lösningar på marknaden som gör att man slipper det manuella arbetet att lägga in informationen från respektive pappersfaktura i bokföringsprogrammet. Det bästa alternativet tycker jag är skanningslösningar.  Då sköts öppning av post och arkiveringen av fakturorna av bolaget som levererar skanningslösningarna, vilket är helt i linje med alla regelverk. Du får helt enkelt fakturan direkt in i ditt bokföringsprogram och slipper den mest tidskrävande hanteringen av fakturorna! Perfekt va?

Kundfakturor

En annan arbetsuppgift som går att digitalisera är behandlingen av kundfakturor. På marknaden idag finns många system som kan hantera denna process på ett väldigt bra sätt. Det enda du behöver göra är att bokföra transaktionen i ditt bokföringssystem och kundfakturan genereras automatiskt via e-faktura eller e-post utan manuell handpåläggning, smart va?

Är ditt företag i behov av redovisning, revision eller ekonomisk rådgivning? Ageras hjälper dig hitta rätt expertis till ditt företag. Vår tjänst är kostnadsfri och obindande. Klicka på knappen nedan för att beskriva ditt ärende och få skräddarsydda erbjudanden.

Beskriv ditt ärende

Betalningar

För att även slippa hantera betalningarna manuellt kan det vara bra att automatisera in- och utbetalningarna. Till att börja med krävs att man har ett avtal med sin bank. I praktiken funkar det så att man för inbetalningarna får en inbetalningsfil från banken som läggs in i bokföringsprogrammet, och programmet prickar automatiskt av vilka fakturor som är betalda. En del banker har till och med en automatisk import av filbetalningar, detta gör att allt kommer direkt in i bokföringssystemet för avprickning. För utbetalningarna genererar systemet en betalningsfil för samtliga leverantörsfakturor som ska betalas och filen skickas direkt till banken för utbetalning.

Utlägg

Är ni ett bolag som har mycket utlägg eller handlar mycket med företagskortet? Då kan det vara idé att digitalisera företagets kvittohantering. Digitalisering av kvitton innebär i praktiken att de anställda använder en app för att registrera sina kvitton genom att fota kvittot och skriva in de väsentliga uppgifterna som behövs för utlägget. I appen kan man även ställa in vem som ska attestera utlägget, och när all information från den som gjort utlägget är inlämnat går det direkt till attestanten via appen. Självklart så integreras appen med bokföringssystemet så allt finns samlat på ett ställe.

Är du redovisningskonsult eller revisor med kapacitet för nya klienter?

Ageras är en marknadsplats för tjänster inom redovisning och revision. Just nu erbjuder vi en månad gratis medlemskap för redovisningskonsulter och revisorer. 

Skicka in en intresseanmälan till Ageras

Artikeln är ett gästinlägg skrivet av Jennifer Lundström som är revisor på Öhrlings Pricewatercooperhouse AB i Skellefteå, en av Ageras partners.