Digitaliseringen börjar nu ta en självklar plats i vårt vardagliga liv. Vi har redan sett hur många butiker idag erbjuder digitalt kvitto istället för papperskvitto. De senaste åren har det också skett en frammarsch av nya Fin-tech bolag och lösningar som gör det enkelt för både privatpersoner och företagare att skanna in och hantera sina kvitton och fakturor digitalt. Men vilka regler är det egentligen som gäller? Med denna artikel hoppas vi guida dig igenom reglerna kring hur du som företagare ska hantera och arkivera digitala kvitton och fakturor.

Fördelarna är många

Digital kvitto- och fakturahantering sparar både tid och pengar när man vet hur man ska gå tillväga i processen. Digitaliseringen ställer nya krav inom branschen och efterfrågan på enkla system ökar. Med en digital hantering blir processen dessutom mer säker och miljövänlig. Risken för felkällor och att kvitton förvinner vid olyckor eller slarv minskar också.

Vad säger bokföringslagen?

Reglerna som gäller är att räkenskapsinformation som mottagits måste sparas i det skick som det mottages. Det betyder att en faktura eller kvitto som mottagits i pappersform måste sparas i pappersform. Dock så finns det enligt bokföringslagen en möjlighet att föra över information från pappersform till digital form genom att scanna in en faktura till exempel. Den totala arkiveringstiden för räkenskapsinformation är enligt bokföringslagen 7 år och det ursprungliga materialet ska sparas i tre år, men därefter kan den digitala versionen sparas i de resterande åren. Tar man emot e-fakturor får dessa alltså sparas direkt i sitt ursprungliga digitala format. Om man får en faktura i PDF-format via mail behöver inte mailet sparas så länge all information framgår på själva fakturan.

Viktigt att komma ihåg om man överför en faktura från en form till en annan är att man måste kunna spåra de olika versionerna till varandra under de 3 första åren då båda formaten finns tillgängliga. Ett enkelt sätt är att till exempel numrera den digitala fakturan med samma nummer på den arkiverade pappersversionen så att de enkelt kan spåras till varandra.

Om du mot förmodan skulle vilja omvandla en digital faktura till pappersformat genom att skriva ut den gäller överföringsregeln även i detta fall. Då måste du alltså spara den digitala versionen i 3 år och sedan räcker det att spara pappersversionen de resterande arkiveringsåren.

Vad händer om man fotar kvittot med en foto-app?

Om man fotar ett papperskvitto med en foto-app gäller samma regler som när man scannar in en pappersfaktura till digital form. Den totala arkiveringstiden är alltså 7 år, papperskvittot måste sparas i 3 år och i de resterande åren räcker det att den digitala kopian sparas.

Efterfrågan av gemensam standard

Tidigare i år presenterades en undersökning av SIFO kring svenskars inställning till framtidens digitala bank- och betaltjänster som visade att över 50 % av de tillfrågade föredrar ett digitalt kvitto framför papperskvitto. Medan efterfrågan på digitala arkiveringssystem ökar, så ökar också behoven om en gemensam standard. Fler efterfrågar en snabbare förändring av regelverken kring digital faktura- och kvittohantering för att göra processen enklare, snabbare och mer miljövänlig.

Innehålll