Personer som är produktiva är i regel en stor tillgång för företag och anses därmed vara mycket värdefulla. Produktiva personer har lärt sig prioritera, eliminera störningsmoment är duktiga på att fokusera på varje enskild arbetsuppgift när de arbetar. Detta gör att jobbet blir genomfört betydligt snabbare, än någon som kontinuerligt blir störd i sin arbetsdag. Den som är produktiv kan också slippa stressen som efterhängande arbetsuppgifter ofta medför.

Se hur du kan bli ett effektivare jag – Vi berättar hur du maxar din produktivitet!

Stegen mot produktivitet

Eliminera distraktionsmoment

  • Kolla mail ett begränsat antal gånger om dagen, gärna på bestämda tidpunkter.
  • Stäng av notiser i telefonen och på datorn från meddelanden, mejl, Facebook, Snapchat, Aftonbladet och Instagram. Idag matas vi med information och dessa stör ditt fokus. Kolla sociala medier och meddelanden när du tar en liten paus, och inte när du arbetar.
  • Ha ett rent skrivbord så slipper du leta efter papper och tänka på att du behöver städa skrivbordet.

Ta kontroll över och effektivisera ditt dagliga arbete

  • Använd dig av en klassisk ”to do list”.
  • Avsluta dagen med att planera morgondagen.
  • Lär dig hur mycket tid dina arbetsuppgifter tar så blir din planering mer realistisk.
  • Ta pauser. Små pauser i arbetet gör dig mer produktiv. Se till att utnyttja dem väl. Ta en promenad, gå på toaletten, ta lite luft eller en snabbkaffe med kollegan. Du kan också använda dig av Pomodorotekniken (se nedan) eller meditera. Idag finns korta meditationsklipp på Youtube eller appar med korta meditationsintervaller. Med pauser och meditation ger du hjärnan en välbehövlig paus.
  • Ta tråkiga arbetsuppgifter först. I slutet av dagen när man är trött kan en tråkig arbetsuppgift ta dubbelt så lång tid som om du skulle beta av den när hjärnan är pigg och alert. Ta därför de trista arbetsuppgifterna först och avsluta dagen med sånt som är lättare såsom springa till posten, svara på gamla mejl eller finslipa på en presentation.
  • Investera i ett par bra hörlurar och gör några bra Spotifylistor. Att lyssna på musik när man jobbar eliminerar dels störande ljud, men kan också få kollegorna att tänka en extra gång innan de att knacka dig på axeln och be dig ta av dig hörlurarna för att fråga något. Ibland kan det vara svårt att fokusera. För den som har svårt att koncentrera sig till musik finns smarta hörlurar med brusreducering. Hörlurarna gör att störande ljud från omgivningen reduceras så du slipper bli störd. För den som arbetar i öppna kontorsmiljöer kan detta vara en stor tillgång.

Tänk på möten som en tidstjuv

  • Håll stå och gå möten. Det gör att mötena går snabbare.
  • Tacka nej eller ifrågasätt möten. Många möten kan lösas utan dig eller på annat sätt och du kan därför spara värdefull tid genom att ifrågasätta vikten av mötet. Det är också okej att föreslå en annan tid, om det t.ex. splittrar din arbetsdag på ett sätt där den riskerar att bli ineffektiv.
  • Ha en agenda. En agenda för mötet gör oftast mötet mer produktivt eftersom ni undviker att diskussionen går för långt från ämnet.

Outsourca arbetsuppgifter

  • Bokföring och löneadministration kan lätt outsourcas. På så sätt så får du lösgjort massor med tid som kan användas till att arbeta med sådant du tycker är roligt. Letar du efter någon som kan ta hand om din bokföring eller löneadministration?  Tryck här
  • Administration och dylikt. Finns det saker du gör som din assistent kan hantera, eller någon annan på avdelningen som gör det snabbare? Då kan ni kanske avlasta varandra på något sätt, och på det viset tillsammans bli mer effektiva. I boken Fyra timmar arbetsvecka kan du läsa om hur du effektiviserar ditt arbete till max, bland annat med hjälp av att outsourca arbetsuppgifter.

Time management med pomodorotekniken

Pomodorotekniken är en time management teknik som kom på 80-talet. Tekniken bygger på att man bryter ner sin arbetstid till tidsintervaller (traditionellt 25 minuter långa). När en tidsintervall passerat skall man ha kryssat av den på ett papper där varje intervall är utmarkerad, och sen ta några minuters paus. Målet med metoden är att öka produktiviteten genom att bibehålla maximalt fokus under kortare perioder. I korthet går Pomodorotekniken till såhär:

  1. Bestäm vilka uppgifter som skall göras
  2. Skriv ner antalet intervaller du klara av under dagen
  3. Sätt en timer
  4. Arbeta med att få klart uppgiften. Blir du distraherad, skriv ner distraktionsmomenten och återgå sedan direkt till din arbetsuppgift.
  5. När klockan ringer tickar du av intervallen på ett vitt papper. Skriv också huruvida du är klar med uppgiften eller inte.
  6. Om du har mindre än 4 pomodoros använder du dig av 3-5, minuters pauser. Gå sedan tillbaka till uppgift nr. 1.
  7. Efter 4 pomodoros, ta längre pauser (15-30 minuter).

Viktiga medel för pomodorotekniken är äggklockan, papper och penna. Man menar att genom att aktivt sätta klockan, gör man sig redo att göra klart en uppgift. Vidare gör det tickande ljudet att man blir tidsmedveten, samtidigt som det slutliga ringandet tydligt meddelar att det dags för en paus.

Innehålll