Utveckla din redovisningsbyrå - Bygg en organisation på målriktade funktioner

Alla strävar efter utveckling och du söker antagligen efter möjligheter som ska ta din redovisnings- eller revisionsbyrå till nya höjder. En viktig pusselbit för företag inom tjänstesektorn är att bygga system av effektiva arbetsprocesser och organisera verksamheten kring dem. Ingen byrå är bättre än sina anställda och att organisera dem på ett sätt som går hand i hand med företagets mål är en nyckelfaktor för framgång.

En funktions- och resursfokuserad utvecklingsplan är en karta för hur ni ska strukturera resurser. Den utgår från visionen för företaget och innehåller milstolpar för den interna utvecklingen. Det är ett strategiskt verktyg som skiljer resurser från funktioner för att ge en mer komplett bild av företaget och som föder kreativa organisationslösningar. Nedan går vi igenom hur du kan utforma en för din redovisningsbyrå.

Läs mer om hur du lär känna arbetsprocesser här

Identifiera vägen framåt

Utan en ledstjärna famlar ni i mörker. Visionen hjälper dig hitta en riktning att följa. Det första steget är att se framåt och fråga dig: Var är mitt företag om fem år? Sätt upp målsättningar för:

• Årlig omsättning
• Målgruppen för era tjänster
• Vad som särskiljer er redovisningsbyrå
• Vilka tjänster ni ska utföra
• De processer ni ska utveckla

Gör ett funktionsschema och tillsätt resurser

När du målat upp visionen är det dags att identifiera vilka funktioner din organisation måste innehålla för att ta den från planeringsstadiet och in i verkligheten. Funktioner är arbetsprocesser som skapar värde för era kunder. De utgör maskineriet som driver verksamheten och de avgör vilka resurser som krävs och hur de ska allokeras. 

Gör ett schema över nuvarande funktioner och ett för framtiden och jämför dem. I ditt nuvarande schema har du antagligen resurser för varje funktion och då främst i form av anställda. Försök fylla i det nya schemat med nuvarande resurser och se vilka luckor ni måste fylla.

Försök sedan lära känna varje funktion. Vad kräver den? Hur kommer den utvecklas? Kan den automatiseras? Ta ett steg tillbaka och utvärdera vilka funktioner som kräver samma kompetens och som kan hanteras av en person. Se även över var teknologi kan komma in och effektivisera processer.

Planering och strategi för att utveckla resurser

Luckor i schemat visar var du behöver lägga till resurser och utveckla kompetenser för att nå visionen. De belyser hur du behöver utvecklas som ledare, vilka roller du behöver fostra internt och vilka du behöver plocka externt. Med det på plats kan du ta fram en handlingsplan för att fylla organisationsschemat med rätt kompetens. Börja med att utvärdera i vilken ordning förändringen kommer ske och prioritera ditt arbete därefter. Sedan är det dags att leta reda på resurserna som krävs. Fyra vanliga strategier är:

Utbilda nuvarande arbetsstyrkan

Det här är alternativet som ligger närmast till hands. Identifiera vilka luckor du kan fylla genom att utbilda och ge större ansvar internt. Se över vad du har att arbeta med genom att leta efter potential. Hör dig för vilka som är intresserade av mer ansvar. När du har skapat dig en bild av situationen beräknar du kostnaden för att utbilda internt.

Hitta kompetens externt

När den nuvarande arbetsstyrkan inte räcker till är det dags att vidga vyerna och leta externt. Baserat på vilka funktioner som saknar resurser kan du ta fram profiler för de nyanställda. Profilen ska innehålla dagliga arbetsuppgifter och tillhörande kompetenskrav. Ranka sedan funktionerna utifrån när de kommer in i transformationen och gör ett schema för tillsättning av rollerna.

Bestämmer ni er för att ta in ny kompetens handlar det inte enbart om att hitta den nya talangen, ni måste även vända blicken inåt och fråga: 

• Vad krävs för att locka kompetent personal? 
• Hur utvecklar vi ett tillräckligt starkt employer brand för att konkurrera på arbetsmarknaden?

Utnyttja teknologi

Leta efter roller som kan ersättas eller utvecklas med teknologi. Den här punkten är en del i en större digitaliseringsprocess för din redovisningsbyrå och om du har gjort ett grundligt jobb med visionen vet du vilken teknologi din byrå kommer kretsa kring.

Outsourcing

Det är enklare än någonsin att arbeta i nätverk med externa partners. Flytta ut de funktioner som inte utgör kärnan av er verksamhet.

Avslutningsvis

Det jag gått igenom ovan är som sagt ett verktyg i arbetet med att utveckla din redovisningsbyrå. Den ska ses som en del i en större utvecklingsprocess som kan delas upp i flera mindre delar. En arbetsprocess som utvecklats mycket inom redovisnings- och revisionsbranschen är hur företag hittar sina partners. Med Ageras plattform kan du effektivisera processen och hitta uppdrag som passar dina behov. Nu kan du prova vår tjänst kostnadsfritt i en månad. 

Klicka här för att utforska Ageras plattform