Att äga ett café är för många en dröm och kanske gör du redan det, eller så funderar du på om det är dags att satsa. För att lyckas med ditt café är det mycket som ska gå rätt; det är en konkurrensutsatt bransch där kedjor tar allt större plats. Idag finns det över 2500 caféer i Sverige och för att lyckas krävs en plan. Vi på Ageras vet inte så mycket om fikabröd och kaffe, men vi kan företagsekonomi och affärsmodeller. Därför tar vi ett företagsekonomiskt perspektiv för att inspirera drömmarna om ditt café.

Börja med en vision

Fråga dig själv vad du vill att ditt café ska vara. Försök vara specifik och lyft fram det som gör ditt café speciellt. Ska det vara ett ställe för människor som vill ha en billig kopp kaffe, eller kanske ett klassiskt konditori som specialiserar sig på nybakade kanelbullar. Har ditt koncept en grund i en speciell kultur eller liknande? Genom att tänka ut din vision skapar du en riktning som andra beslut kan utvecklas från.

Tips: Försök formulera din verksamhet i en "unique selling proposition" (USP) genom att med en mening beskriva det som gör ditt café speciellt. 

 

Konkretisera erbjudandet

När du vet vad ditt café ska vara är det dags att fundera ut hur du ska nå dit. Genom att ta fram faktiska erbjudanden och menyer kan du se om din vision är möjlig att genomföra i praktiken. Finns ingredienserna du behöver tillgängliga? Hur mycket arbete kommer krävas för att leverera?

Tips: Tänk på vad som krävs för att din USP ska bli verklighet och ta fram menyförslag utifrån det. 

ADD_THIS_TEXT

Hitta kundsegment

Nu är det dags att utvärdera om det finns en marknad för ditt koncept. Om du inte kan se gästerna som som attraheras av ditt erbjudande är det dags att gå tillbaka till visionen och fundera på vad som ska ändras. Det är en process som går fram och tillbaka. Tänk på att du kan beskriva dina gäster på olika sätt, de kan vara intresserade av något speciellt, eller ha särskilda karaktärsdrag som gör att de uppskattar din idé. En ordentlig och medveten segmentering hjälper din marknadsföring och affärsutveckling när du vet vem du vill nå och hur du tillfredsställer dem. 

Tips: Ta fram gästprofiler i beskrivande ordalag och fråga dig om de finns i verkligheten.

Välj lokal

När du vad du är och för vem är det dags att hitta ditt café. Nu ska du återigen bygga på tidigare steg. Genom att fråga dig själv var ditt koncept passar och var du hittar dina kunder blir det enklare att bestämma geografiskt läge. Dessutom berättar din vision och erbjudande vilka krav du kan ställa på lokalen när det kommer till utformning, arbetsutrymmen och lager.

Om du hittar en lokal som verkar intressant, ta reda på vilka maskiner den har och om du måste skaffa nya. Se till renoveringsbehov. 

En annan viktig aspekt att ha i åtanke när du väljer lokal är konkurrenssituationen. Finns det många liknande kaféer i området måste du ha en stark USP för att locka gäster.

Tips: Utgå från de tidigare stegen och fundera ut vad som krävs, då vet du vilken typ av lokal som passar. 

Utveckla en kommunikationsplan

Nästa steg blir att komma på hur du ska nå ditt kundsegment. Här är sociala medier viktigt och du ska tänka ut vilka kanaler som passar dig. Det är viktigt att dina kunder finns på medierna du väljer. Slutligen bör du utforma en grafisk profil som förmedlar ditt cafés känsla.

Men du behöver inte göra all kommunikation direkt med dina kunder. Ett tips är att undersöka vilka människor som kan sprida ordet om ditt café. Ryktesvägen är den effektivaste kommunikationsstrategin om du lyckas sprida ordet genom rätt personer har du mycket vunnet, speciellt i en värld där cafébesök ofta delas i sociala flöden.

Konkret tips: Hur kan ditt café sprida ordet genom att få besökare att dela bilder på Instagram, Snapchat och Facebook? Titta även reda på vilka de influeras av, det kan vara bloggare, tidningar eller Instagramkonton, och gör en plan för hur du ska få dem att besöka ditt café. 

Organisation

Kommer driften av ditt koncept kräva personal? I så fall krävs att du registrerar dig som arbetsgivare hos Skatteverket. Dessutom behöver du veta hur mycket hjälp du kommer behöva och vilken typ av kompetens som krävs. Tänk på att ett koncept som kräver mycket personal innebär betydligt högre kostnader och mer arbetsinsats, både på plats och administrativt.

Caféer måste alltid ha en personalliggare för att registrera vem som arbetar för tillfället. På Skatteverkets hemsida kan du läsa om hur det fungerar: Personalliggare

Budgetera

Börja med att göra en uppstartsbudget för att se hur mycket kapital som krävs initialt. Här tar du med alla utgifter som kommer krävas under den första tiden för att dra igång. Då vet du om du behöver ta lån för att klara av det initialt tunga kassaflödet. Banken uppskattar ordentliga ekonomiska underlag när du ska förhandla om villkor.

En löpande budget en centralt för framgång. Nu när du gått genom de tidigare stegen och känner din verksamhet kan du göra den. 

I din löpande budget bör du ta med följande fasta kostnader:

  • Lokalhyra
  • Personal
  • Marknadsföring
  • Internet
  • Rättigheter att spela musik eller visa TV
  • Räntekostnader för lån
  • Redovisning
  • Kostnader för kassasystem
  • Eventuell leasing av maskiner
  • Eventuella städkostnader

När du vet hur mycket fasta kostnader du har per månad är det dags att räkna hur mycket du behöver sälja för att täcka dem och göra vinst.

Genom att ta försäljningspriset för en produkt exklusive moms (restaurangmomsen är 12%) minus rörlig kostnad för tillverkning får du täckningsbidraget. Täckningsbidraget anger hur mycket varje såld produkt bidrar till att täcka de fasta kostnaderna. Ett riktmärke är att kostnaden för råvaror ska ligga mellan 20-40 % av försäljningspriset.

Exempel:

  • Du har fasta kostnader om 50 000 kr i månaden
  • Ditt kaffe ger ett täckningsbidrag om 15 kr per kopp och dina bullar 18 kr styck
  • Du beräknar att du kommer sälja 2000 koppar kaffe i månaden, vilket ger ett täckningsbidrag på 30 000 kr
  • Då måste du sälja 1 111 bullar för att gå plus minus noll

Genom att räkna så här kan du se om idén för din caféverksamhet är rimlig eller om den måste förändras på något sätt.

Tips: Gör en budget utifrån den menyn du tänkt dig och testa olika prissättningar för att se var du kan lägga dina priser.

Ta betalt

Som caféägare välja att ta emot flera olika typer av betalningar.

Kontantbetalning

Det känns som en självklarhet att ta emot kontanter på ett café, men faktum är att du kan välja att inte göra det. För några år sedan fanns en regel som sa att alla näringsidkare måste acceptera kontanter som betalningsmedel men den regeln gäller inte längre. Så vad är för och nackdelarna för caféägare?

En fördel är självklart att du inte utesluter potentiella kunder som vill betala med kontanter. En del personer blir faktiskt upprörda om de inte får betala som de vill.

Något som talar för att inte ta emot kontanter är att du slipper krångla med att gå till banken med jämna mellanrum.  Dessutom sparar du tid och pengar genom att inte behöva räkna kassan varje dag.

Kortbetalning

Kortbetalning är det vanligaste betalningssättet i Sverige och därför bör du ta betalt med kort. Det finns olika lösningar för dig som vill ta betalt med kort och du bör välja tjänst utifrån dina specifika behov. Några frågor du bör ställa är:

  • Vill du kunna ta emot dricks direkt från kortet?
  • Vill du att ditt system ska skicka beställningar direkt in i ett kök?
  • Vill du kunna flytta runt kassasystemet och betalterminalen?
  • Hur stor försäljningsvolym kommer ditt café ha? En del betalningslösningar tar en högre grundavgift men lägre procentsats per transaktion medan andra gör tvärtom.

Mobiltelefonbetalning

Ett vanligare sätt att betala är genom mobiltelefon. En del av korttjänsterna har även lösningar där gästerna kan betala med telefonen. Vi rekommenderar att du förbereder dig att ta betalt via mobiltelefon, det finns forskning som pekar på att mobiltelefoner går om kontokort som vanligaste betalningsmetoden redan 2019. Om du vill ta betalt via Swish kan du läsa vår guide om hur du gör med bokföringen här.

Oavsett hur du väljer att ta emot betalningar behöver du som caféägare ett kassaregister. Ett kassaregister är ett system för att kontrollera betalningar som är certifierat av Skatteverket. För dig som redan kommit igång är det viktigt att komma ihåg att du måste anmäla om du byter kassasystem. Här kan du hitta en lista på godkända kassasystem: Skatteverket

Om du bedriver ditt café i mindre skala och har en omsättning inklusive moms som understiger fyra prisbasbelopp, 179 200 kronor 2017, måste du inte ha ett certifierat kassaregister.

Håll koll på bokföringen

Om du har en växelkassa måste du räkna den och registrera den inför varje öppning. Vid dagens slut ska du räkna ihop växelkassan. Dessutom ska du skriva ut en dagsrapport som ska in i bokföringen. Momsen för caféer är som sagt 12 % på mat och dryck. 

Som caféägare måste du bokföra den löpande verksamheten i en grund- och huvudbok. Du ska spara alla verifikationer för försäljningen, precis som i vilken verksamhet som helst. Dessutom måste du alltid erbjuda dina kunder kvitto.

Om du är osäker på den ekonomiska biten är det en bra idé att använda en redovisningskonsult. Beroende på bolagsform och omsättning kan du även behöva en revisor. Om ditt café drivs i aktiebolag och uppfyller två följande tre kriterier måste du ha en revisor:  

  • Fler än 3 anställda 
  • Omsättning över 3 miljoner 
  • 1,5 miljoner i balansomslutning
Behöver du hitta revisor eller redovisningskonsult så ger Ageras dig gratis vägledning. Mer information hittar du här.

Välj bolagsform

Slutligen ska du bestämma vilken företagsform ditt café ska drivas i. De olika typerna är aktiebolag, enskild näringsverksamhet, handelsbolag, ekonomisk förening och kommanditbolag. Om du är ensam ägare kommer du använda dig av enskild näringsidkare eller aktiebolag och om du startar tillsammans med någon så kommer ni använda handelsbolag, aktiebolag eller kommanditbolag.

En viktig skillnad mellan bolagsformerna är hur ansvar för caféets ekonomiska åtaganden ser ut. Som enskild näringsidkare eller delägare i handelsbolag är du och delägare personligt ansvariga för caféets skulder. I ett kommanditbolag har man flera delägare där minst en är personligt ansvarig för företagets skulder, medan den andra enbart riskerar sin kontantinsats.

När du väljer bolagsform ska du alltså tänka på hur stor ekonomisk risk ditt café kommer innebära och om du kommer göra stora investeringar är det antagligen bäst att satsa på ett aktiebolag. Då måste du göra en kontantinsats om minst 50000kr, men utöver det behöver du inte riskera din personliga ekonomi.

Mer information om att starta välja mellan aktiebolag eller enskild firma hittar du här.

Avslutningsvis

Det är alltid mycket att tänka på när man ska eget. Förhoppningsvis ger den här artikeln dig inspiration för hur du ska komma igång eller förbättra ditt koncept. Lycka till!

Innehålll