Elektroniska fakturor, eller så kallade e-fakturor, blir allt vanligare. Definitionen av en E-faktura brukar vara att den har upprättats, skickats, mottagits och bearbetats i ett elektroniskt format.
Vanligtvis kan man ta emot och betala e-fakturor via sin internetbank, men olika banker har olika funktioner. Det är heller inte alla företag som har ekonomisystem som stödjer e-fakturor.
Gällande hantering och arkivering säger reglerna att räkenskapsinformation som mottagits måste sparas i det skick som det mottages. Det betyder att en faktura eller kvitto som mottagits i elektroniskt format måste sparas i elektroniskt format.
Dock så finns det enligt bokföringslagen en möjlighet att föra över information från en form till en annan, genom att till exempel skriva ut en elektronisk faktura. Den totala arkiveringstiden för räkenskapsinformation är enligt bokföringslagen 7 år och det ursprungliga materialet ska sparas i tre år, men därefter kan den nya versionen sparas i de resterande åren. Om man får en faktura i PDF-format via mail behöver inte mailet sparas så länge all information framgår på själva fakturan.
Viktigt att komma ihåg om man överför en faktura från en form till en annan är att man måste kunna spåra de olika versionerna till varandra under de 3 första åren då båda formaten finns tillgängliga. Ett enkelt sätt är att till exempel numrera den de olika formaten med samma nummer så att de enkelt kan spåras till varandra.
Du behöver inte ge oss en detaljerad beskrivning, en kort beskrivning räcker. Våra experter kommer att granska ditt ärende innan vi matchar dig med rådgivare.