Beräkna och bokföra representation - Regler för representation 2018

I skattesammanhang innebär representation att ett företag betalar för mat och dryck för anställda eller affärspartners. 2017 infördes nya regler för representation som innebär att utgifter för representation inte längre är en avdragsgill kostnad. Du får fortfarande göra momsavdrag för representation som kostar upp till 300 kr per person. Det kanske låter förvirrande och vi håller med. Låt oss därför reda ut oklarheterna och gå igenom hur du gör för att redovisa representation.

Ej avdragsgill representation sedan 2017

Representation var tidigare en avdragsgill kostnad upp till ett visst värde. Men i och med att nya regler trädde i kraft 2017 får du inte bokföra representation som en kostnad i företaget.

De nya reglerna omfattar nästan alla typer av representationsutgifter. Men du får fortfarande göra kostnadsavdrag i en del fall:

  • För förfriskningar och enklare förtäring. Med det menas till exempel kaffe, te, alkoholfri dryck och fika som inte ersätter en måltid. Avdraget får då uppgå till max 60 kr per person.
  • Kringkostnader vid personalfest. Alltså inte kostnaden för mat och dryck, utan för hyra av möbler och ljudutrustning. Det högsta tillåtna underlaget är då 180 kr exklusive moms per person och tillfälle.
  • Utgifter för upplevelser som besök på idrotts- och kulturevenemang. Avdraget får då som mest vara 180 kronor exklusive moms per person.

Moms representation

Om du bedriver en momspliktig verksamhet kan du göra avdrag för momsen på kostnader för mat och dryck som uppkommit vid extern representation i linje med verksamheten, som till exempel vid affärsförhandlingar. Du får även göra momsavdrag för intern representation som ses som personalvård. Oavsett representationskostnaden är det högsta avdragsunderlaget 300 kr exklusive moms per person. 

Läs mer: Så mycket skiljer sig redovisningsbyråernas priser

Beräkna och bokföra moms vid representation

Eftersom mat och alkohol har olika momssatser och underlaget för momsavdrag är max 300 kr krävs en del beräkningar när du ska bokföra avdraget. Momsen på mat är 12 % och 25 % på alkohol. Vid representation som innehåller båda ska man dra av moms i proportion till hur stor del av kostnaderna som rör alkohol respektive mat.

Exempel:

Ett företag har haft ett säljmöte och bjudit på mat och alkohol. Eftersom det är i linje med verksamheten kan man kvitta den ingående momsen. Fem personer deltog på mötet, de åt för 2000 kr och drack för 600 kr exklusive moms (2240 kr respektive 750 kr inklusive moms). 

Det innebär att 77 % (2000/2600) av kostnaderna för middagen rör mat och 23 % (600/2600) rör alkohol. Momsavdraget ska vara i proportion till matens respektive alkoholens del av den totala kostnaden. 

Företaget får dra av för moms på ett underlag om 300 kr exklusive moms per person, vilket totalt är 1500 kr. Underlaget för mat blir alltså 0,77 x 1500 = 1155 kr och för alkohol 0,23 x 1500 = 345 kr. Momsen företaget kan dra av blir alltså 0,12 x 1155 + 0,25 x 345 =  224 kr. Den resterande delen av kostnaden bokförs som en ej avdragsgill kostnad, vilket innebär att den inte påverkar resultatet och därigenom inte minskar skatten.

Exempel bokföring:

På Skatteverkets hittar du ett verktyg som hjälper dig beräkna avdraget vid representation. Klicka här för att använda verktyget. 

Avdrag med schablon

Vill du göra det enkelt för dig själv? Då kan du du göra ett schablonmässigt avdrag. Schablonmomsen ligger på 46 kr per person, förutsatt att kostnaden för hens mat och dryck överstiger 300 kr exklusive moms och att den utgående momsen är mer än 46 kr.  

Behöver du hjälp med bokföring i ditt företag? Ageras erbjuder kostnadsfri tillgång till vårt nätverk av redovisningskonsulter och revisorer. Dessutom hjälper vi dig navigera och hitta rätt expertis utifrån dina behov. 

Klicka här och få mer information om hur vi kan hjälpa ditt företag

Posted: 24 Apr, 2018 (Updated: 19 Jul, 2018)

Joakim  Carlsson

Läs mer av denna skribent

Ageras erbjuder inte själva ekonomiskt eller juridisk rådgivning, utan har istället valt att samarbeta med redovisningskonsulter, revisorer och jurister som kan hjälpa dig i dessa ärenden. Fyll i formuläret här nedan och få inom kort offerter från professionella experter och rådgivare:
Revisor
Redovisningskonsult