Guide: Så fungerar avdrag i enskild firma

En av fördelarna med att vara egen är att du kan "ta saker på firman" och därigenom minska skatten och undvika moms. Men det är inte så enkelt. Du kan inte börja köpa allt på företaget så fort du startar eget, det finns gränser. Ett felsteg kan få rättsliga konsekvenser och för dig som egenföretagare är det viktigt att veta vad som menas med avdrag.

Få hjälp med din redovisning

Vad innebär avdrag i enskild firma?

Med avdrag i enskild firma menar man vanligtvis avdragsgilla kostnader, utgifter du kan bokföra som kostnader i den enskilda firman. Anledningen till att företagare är intresserade av att hitta godkända avdrag är att högre kostnader betyder lägre redovisat resultat. Man vill ha så lågt resultat som möjligt eftersom det ligger till grund för skatten i den enskilda firman. Dessutom får du som säljer momspliktiga varor eller tjänster tillbaka momsen när du köper varor och tjänster på företaget. En del utgifter ligger i gråzonen för att vara avdragsgilla, vilket gör att du både kan tjäna pengar och undvika skatteproblem om du har bra koll på dina avdrag. 

Så hanterar du lön i enskild firma

Vad får man göra avdrag för?

Du får göra avdrag för alla varor och tjänster som används för att tjäna pengar i företaget. För småföretagare, och framförallt enskilda firmor, är gränsen mellan firman och privatliv ofta suddig och en del inköp kan användas i företaget såväl som privat. 

Som vi tidigare nämnt är det fördelaktigt att redovisa inköp som kostnader i företaget, vilket skapar incitament för att “ta varor på firman”, även om de främst kommer användas privat. Att göra så är förbjudet och nedan går vi igenom hur du förhåller dig till inköp som du är osäker på.

Aktiebolag eller enskild firma: Att välja rätt företagsform

Avdrag i gråzonen

Köper du något som kan användas både privat och i företaget, och redovisar det som en avdragsgill kostnad kan du tvingas bevisa hur varan eller tjänsten passar in i din affärsverksamhet. Alltså: Motivera hur inköpet hjälper företaget tjäna pengar. Bedömer Skatteverket att avdraget inte hör hemma i företaget måste du rätta till det och betala in den uteblivna skatten i efterhand. Du kan även åläggas en straffavgift.

Men hur vet man om ett köp i gråzonen är inom ramen för avdrag? Använd ditt sunda förnuft, du vet vad som behövs för att skapa värde i företaget. 

Är du fortfarande osäker kan du titta på Skatteverkets avdragslexikon. Jag rekommenderar att nyblivna entreprenörer tar en vända där för att få en överblick på avdrag.

​Läs mer: Exklusiv undersökning av redovisningsbyråernas priser.

Sitter du med företagsdeklarationen och börjar känna dig osäker på om ett avdrag är rätt så kan du göra ett öppet yrkande. Det innebär att du lämnar en beskrivning av det specifika avdraget i en bilaga eller övriga kommentarer i deklarationen. Genom att göra det slipper du betala ytterligare skattetillägg om det visar sig att avdraget är felaktigt.

Vissa varor är inte bara i gråzonen, de används verkligen dubbelt och en vanlig fråga är om du får göra avdrag för en mobiltelefon som du använder privat och i företagssammanhang? Svaret är ja och vi har ett litet tips för hur du gör det smidigast: 

Teckna ett fastprisabonnemang på företaget. Då slipper du hålla isär kostnaderna för privata och företagsrelaterade samtal. För andra saker som används dubbelt är det inte förbjudet att njuta av varan privat, men den ska som tidigare nämnts ha ett tydligt användningsområde i den enskilda firman.

Särskilda bestämmelser

En del kostnader är komplicerade och har särskilda bestämmelser. För enskilda firmor är lokalkostnader, utbildningskostnader och resekostnader vanligt förekommande och av intresse.

Hitta företagsrådgivare

Lokalkostnader i enskild firma

Om du hyr eller äger ett kontor utanför hemmet får du göra avdrag för lokalhyra och driftkostnader. Men vad gäller för entreprenören som arbetar hemifrån? Goda nyheter. Det är möjligt att göra avdrag för hemmakontoret i en enskilda firma.

Men det är inte helt enkelt. Hur mycket du kan bokföra som kostnad beror på vilken typ av hemmakontor du har. 

Skatteverket gör skillnad mellan arbetsrum och särskilt inrättat arbetsrum. Med det första menas ett arbetsrum som samtidigt är en användbar del av privatbostaden. Det andra är ett rum som är en del av bostaden, men som enbart kan användas som arbetsplats.

Arbetsrum

Skatteverket anser att du har ett avdragsgillt hemmakontor om du eller någon annan i din familj som arbetar i företaget jobbar hemifrån under minst 800 timmar av deklarationsåret. Det avdragsgilla beloppet är ett schablonbelopp på 2000 kronor om kontoret är en del av en fastighet som du äger, typ en villa, och 4000 kronor om kontoret är en del av en hyresrätt eller bostadsrätt.

Särskilt inrättade arbetsrum

Om rummet är en särskild inrättad del som inte kan användas som bostadsyta utan enbart arbetsrum är reglerna annorlunda. Ett exempel är en målarstudio eller liknande. Den avdragsgilla kostnaden för rummet beror då på hur stor andel av de totala boendekostnaderna som går att hänföra till arbetsrummet. Utgör rummet 10% av den totala bostadsytan kan du göra avdrag för 10% av hyran och elkostnaderna. Detsamma gäller andra liknande kostnader. Renoveringar av det särskilt inrättade arbetsrummet är också godkända för avdrag i företaget.

Avdrag för resor enskild firma

Man får göra avdrag för resor som är nödvändiga för driften av den enskilda firman. Det kan röra sig om dagliga resor till och från arbetsplatsen eller längre resor som till exempel sälj- och inköpsresor.

Utbildningskostnader i enskild firma

För att en utbildning ska räknas som en kostnad ska den ha ett samband med en verksamhet du redan bedriver. En liknande princip gäller om du gör konferens och studieresor, de måste ha ett tydligt samband med ditt företags inriktning. Dessutom ska det finnas ett ekonomiskt motiv bakom resan. 

Du kan alltså inte motivera en kostnad  som uppkommit när du åkt och tittat på något som är i en kategori som är någorlunda relaterad till ditt företag, du måste kunna tjäna pengar på det du lärt dig. Ägaren av en pizzeria kan till exempel inte göra avdrag för en matresa i Sydamerika. 

Redovisning och deklaration avdrag

Majoriteten av avdragen redovisas kontinuerligt som kostnader i den löpande bokföringen. En del utgifter rör större inköp som används under en längre tid: inventarier. Det finns olika sätt att skriva av inventarier. Att gå in på dem i detalj är bortom den här artikeln men sammanfattningsvis innebär avskrivningar att man delar upp kostnaderna så de belastar resultatet över en längre period.