Mina kunder vill inte betala. Vad gör jag?

Detta scenario är inte helt ovanligt. Att företag har en stabil inkomst är viktigt ur många synvinklar. Dels har det en påverkan på företagets likviditet och kassaflöde. Det har också en direkt påverkan på den genomsnittliga kredittiden. Om kredittiden är lång är risken större att företaget hamnar i obestånd och det kan vara svårare att få och bibehålla investerare. Men främst är det viktigt att få betalt så att man inte riskerar att själv inte kunna betala sina räkningar.

Oavsett om man driver eget eller sköter finanserna på ett större företag bör man se till att ha en tydlig metod för hur man hanterar uteblivna betalningar. Dels finns det saker man skall ha tänkt över före man ingår ett avtal med kund men också en hel del medel att ta till när betalningen uteblir. Exempelvis ska man se till att villkoren är tydliga om saker och ting inte stämmer. Det andra är att man ska veta vad man ska göra om man inte får betalt.

Gör allt du kan för att minimera antalet kunder med utebliven betalning

NUMMER 1: Se till att ha en genomarbetad betalningspolicy

  • Ange allmänna betalningsvillkor, exempelvis om betalningen skall delas upp på före och efter leverans samt hur betalningen skall genomföras för att den skall vara giltig.
  • Betalningsfristen bör synas tydligt i kontraktet. Ange både datumet för sista betalningsdag samt hur många dagar kunden har på sig att betala. Var övertydlig!
  • Vad händer om betalningen blir försenad. Blir det ränta eller avgift en extra avgift? De flesta gillar inte att betala extra vid en försening och några, som kanske annars skulle komma drällandes med en för sen betalning, betalar därför sista minuten för att slippa avgift. Enligt lag har du rätt till dröjsmålsränta på 8% av faktureringsbeloppet plus riksbankens referensränta. Observera att dröjsmålsräntan inte kan räknas på extraavgifter såsom inkasso-, fakturerings- och påminnelseavgifter.
  • Inkludera uppsägningstid eller ångerrätt i köpekontraktet. Det kan vara viktigt att kunna hänvisa till om kunden av någon anledning önskar att häva köpet.

Mål: Eliminera alla möjligheter att missförstå betalningsvillkoren och säkerställ att samtliga betalningsvillkor är omnämnda.

NUMMER 2: Ha en faktureringsrutin

  • Skicka fakturor på bestämda datum och gärna inom en snar framtid. Då är det lättare att hålla koll på när en betalningsfrist går ut samt med hur många dagar den är försenad. Genom att t.ex. fakturera den 1a och den 15e varje månad kommer det aldrig att gå mer än 14 dagar innan kunden mottar fakturan och har möjlighet att betala. Kom dock ihåg att ju tidigare fakturan skickas desto tidigare kan man få betalt.
  • Se till att all nödvändig information finns med på fakturan och att fakturamallen inkluderar vad som händer vid försening eller utebliven betalning. Se också till att fakturamallen är lättöverskådlig.

Mål: Med en tydlig faktureringsrutin tar du kontroll över fordringarna och minskar risken att obetalda skulder ligger för längre. Kom ihåg: Ju kortare tid du väntar med att fakturera, desto större är chansen att få betalt!

NUMMER 3: Ha en bra relation med kunden

  • Ibland kan man, vid misstanke om obestånd, behöva fråga hur företaget har det ställt. för att inte leverera till någon som nästa månad inte kan betala. Med en god kundrelation blir det enklare och mindre laddat.
  • Ha ett en loggbok där du sparar all kontakt du har med gäldenären. Det är viktigt av två orsaker. Dels kan det vara viktigt vid en eventuell domstolsprocess, men också för att komma ihåg vad man sist kom överens om. Att börja där sista dialogen slutade får dig att framstå som att ni har bra koll på ärendet och kan ibland vara nödvändigt för att driva processen framåt.
  • Se till att tala direkt med den person som är ansvarig för leverantörens finanser eller med din account manager. Att diskutera med andra är slöseri med tid.
  • Kundevent gör att kunden känner sig speciell, blir bättre insatt i ditt bolag samt att du får möjlighet att mingla och lära dig mer om hur kunden är.

Mål: Med en bra relation blir det mindre stelt om du skickar påminnelser eller ringer upp och frågar hur det ligger till med betalningen. Förhoppningsvis får det också gäldenären att betala dig, före dem betalar andra leverantörer eller anstränger sig lite extra för att ditt företag ska få betalt.

NUMMER 4: Implementera en metod kring obetalda kundfordringar

  • Ha en rutin för hur ditt företag skall hantera obetalda kundfordringar. Är ni flera i företaget så informera de som berörs om hur ni arbetar, vilka regler ni håller er till och så vidare.

Mål: Ha en snabb och utprövad process som fungerar för att få bättre möjligheter till att få betalt.

Så här går du vidare

Om du inte fått betalt av din kund är det dags att tillta åtgärder. Oftast kan det räcka med en påminnelse, men i andra fall måste man ta ärendet ännu längre. Här är en lista över 5 åtgärder som bör tas om kunden inte betalar.

  1. Skicka en påminnelse inklusive en eventuell påminnelse- eller förseningsavgift
  2. Ring till kunden och hör hur statusen är. Försök komma överens om när och hur kunden skall betala. Gör dig även införstådd med varför betalningen är försenad. Du behöver aldrig be om ursäkt för att kunden är skyldig dig pengar. Har du skött din del av avtalet är detta pengar som tillhör dig.
  3. Om du fortfarande inte fått betalt - ring tillbaka till kunden efter 15 dagar. Här kan det vara en god ide att informera om vad som händer om betalningen skulle utebli. Det kan också vara smart att erbjuda en mer flexibel betalningslösning. Är det mer troligt att få betalt om fordringen delas upp så kan alternativet vara värt att överväga.
  4. Har ni fortfarande inte fått betalt är det dags att skicka ett betalningskrav. Det kan man antingen göra själv och på så sätt spara lite pengar, eller så kan man vända sig till ett inkassobolag. Kravbrevet skall innehålla:
  • Borgenärens (företagets) namn + handläggarens telefonnummer
  • Gäldenärens (kundens) företagsnamn
  • Den vara/tjänst som skulden avser
  • Totalbeloppet inkl. moms
  • Extraavgifter som tillkommit sen faktureringen såsom påminnelseavgifter, ränta, inkassoavgift eller ersättningsavgift. Ersättningsavgiften är oftast 450kr medans inkassoavgift ligger på 180 kronor.
  • Betalningsfrist. Branschstandard är åtta dagar.
  • Datum för utfärdandet av kravbrevet.

5. Om man trots kravbrevet inte får sin fordran betald är det dags att gå till Kronofogden med ärendet. Innan man lämnar in ett betalningsföreläggande till Kronofogden ska man vänta 4 dagar efter att sista betalningsdagen passerat. En betalningsföreläggandeblankett skickas till Kronofogdens kontor som ligger närmast gäldenärens adress. Adressen kan du ta reda på genom att göra en sökning.

Om kunden betalar är det ditt ansvar som borgenär att dra tillbaka ärendet. Uteblir betalningen, utan att kund bestrider skulden, är nästa steg att Kronofogden gör ett yrkande och om du så önskar tar ärendet till domstol. Detta innebär att en rättegångskostnad på 600kr för mindre skulder eller 2500kr för större skulder tillkommer för dig som borgenär. Om du förlorar ärendet kan du även bli skyldig att betala rättegångskostnaderna.

När det inte går hela vägen…

Ibland kan ärenden bli så pass komplicerade att det inte är värt att driva ärendet hela vägen. Det enda man kan göra är att fundera över om man kunde ha agerat annorlunda då man ingick avtal med kunden eller när man försökte få sin fordran betald. Ställ dig gärna frågorna:

  • Kunde vi ha förutspått att kunden inte skulle betala?
  • Kunde vi ha hanterat indrivandet annorlunda för att öka chansen att få betalt?

Vad skall vi göra nästa gång för att undvika att hamna i en liknande situation?

Sen kan vi bara hoppas att nästa gång blir bättre. Lycka till med indrivandet av din skuld.

Innehålll