Företag använder sig av bokföringsprogram för att underlätta det kontinuerliga bokföringsarbetet, dvs. för att behandla alla ekonomiska händelser i företaget. Ekonomiska händelser, även kallat affärshändelser, betyder rent praktiskt att registrera till exempel kvitton och fakturor i kronologisk och systematisk ordning. Dessa affärshändelser behövs bland annat för företagets bokslut och deklaration.
Det är olagligt att bokföra i Excel eftersom det inte är tillåtet att ändra historik i bokföringen. Det som är gjort är gjort. Du kan läsa mer om vad lagen säger om bokföring på Skatteverkets hemsida.
De flesta bokföringsprogram är idag helt eller delvis molnbaserade. Det betyder att all mjukvara, eller största delen, finns online och därför inte behövs installeras lokalt på någon dator.
Fördelarna med att ha bokföringen online är att flera personer kan ha tillgång till systemet när som helst och från olika platser t.ex. hemifrån eller från olika kontor. En annan fördel med molnbaserade program är att det görs kontinuerliga säkerhets backupper. Det betyder att den senaste informationen finns sparad online om det skulle hända någonting med datorn. Dessutom uppdateras många system automatiskt så att du slipper göra programuppdateringar när producenten gör ändringar eller släpper nya versioner.
I ett faktureringsprogram kan du fakturera, dvs. skicka fakturor till en kund. Du kan exempelvis registrera betalningar, dra statistik och se hur mycket moms som ska betalas.
Bokföringsprogram är ett mycket större och mer komplext system som är en del av företagarens vardagliga arbete och som ger en överblick över hela företagets ekonomi. Många bokföringsprogram går att skräddarsy med olika tilläggsprogram efter användarens önskemål. Till exempel olika bankintegrationer, kortläsare till butiker, tidsregistrering eller CRM-program.
De flesta bokföringsprogram har integrerade faktureringsfunktioner.
När du ska välja ett bokföringsprogram är det viktigt att du först identifierar företagets nuvarande och kommande behov. En nystartat företag behöver kanske inte det största programmet på marknaden som kan hantera företag med flera tusen anställda. Däremot kanske det allra minsta gratisprogrammet kan bli för litet redan om ett år om företaget räknar med att expandera inom några månader.
Tycker du att bokföring är krångligt kan det t.ex. vara en bra idé att skaffa ett bokföringsprogram som har gratis support så att du kan få hjälp när du kört fast. Eller helt enkelt att anlita en redovisningskonsult som hjälper företaget med ekonomi och bokföring.
Testa gärna en demo eller liknande av programmet innan du bestämmer dig. Även gränssnitten varierar så det är också en smaksak vad som passar just dig och ditt företag.
Du behöver inte ge oss en detaljerad beskrivning, en kort beskrivning räcker. Våra experter kommer att granska ditt ärende innan vi matchar dig med rådgivare.