Bokföring

Bokföring används både som ett övergripande begrepp och för att beskriva själva handlingen att bokföra. Att bokföra är att behandla ekonomiska (affärs-) händelser i ett företag, det vill säga att ordna, sammanställa, värdera och rapportera affärshändelser. I praktiken betyder det att du som företagare sparar kvitton, fakturor och andra underlag för att kunna registrera och redovisa dem i kronologisk och systematisk (kontobaserad) ordning. Nedan reder vi ut viktiga bokföringsbegrepp och koncept; kontantmetoden jämfört med fakturametoden, samt vad som menas med grundbokföring och huvudbokföring.  

Vem är bokföringsskyldig?

  • Alla aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar är bokföringsskyldiga.
  • Vissa stiftelser och ideella föreningar.
  • Dödsbon och fysiska personer som bedriver någon form av näringsverksamhet (enskild firma). 

Affärshändelser
Det är bokföringslagen (1999:1078) som bestämmer hur bokföringen ska skötas och enligt den ska alla affärshändelser i företaget bokföras. Affärshändelser är in- och utbetalningar som direkt påverkar företagets ställning och resultat. Ett företags bokföring består av:

  • verifikationer
  • grund- och huvudbok 
  • resultat och balansräkningar 
  • årsbokslut (i vissa fall en årsredovisning)

Det vanligaste sättet att bokföra är genom att tillämpa dubbel bokföring, det vill säga att beloppet bokförs på två olika konton. Varje affärshändelse bokförs en gång på ett konto i kredit och en gång på ett konto i debet. Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast följande arbetsdag. Andra affärshändelser ska bokföras så snart som möjligt men senast följande månad.

Bokföring ska skötas löpande. Alla bokföringshandlingar ska sparas i sju år, antingen som fysiska eller elektroniska dokument.

Ageras hjälper företagare hitta rätt redovisningskonsult eller revisor. Tjänsten är kostnadsfri och icke-bindande. 

Hitta redovisningskonsult eller revisor

Fakturametoden och kontantmetoden

Bokföring kan göras på två olika sätt, antingen med fakturametoden eller med kontantmetoden. Att bokföra enligt fakturametoden betyder att kundfakturor bokförs direkt när de skapas och att leverantörsfakturor bokförs direkt när de inkommer. När fakturorna sedan betalas vid ett senare tillfälle, bokförs själva betalningen separat. För företag som har en årsomsättning på över tre miljoner eller mer är det obligatoriskt att bokföra enligt fakturametoden.

Att bokföra enligt kontantmetoden, även kallad bokslutsmetoden, betyder att själva bokföringen av inkomster och utgifter görs när in- och utbetalningarna sker. Kontantmetoden används av företag som omsätter mindre än tre miljoner kronor och även ofta av företag som inte har så många transaktioner per år.

Grundbokföring och huvudbokföring

Affärshändelser ska bokföras och presenteras i den ordning de har registrerats, så kallad grundbokföring, och samtidigt i en systematisk ordning, så kallad huvudbokföring. Grundbokföring innebär att du bokför alla affärshändelser dag för dag och här är affärshändelserna strukturerade i en kronologisk ordning med de äldsta affärshändelserna först. Huvudbokföring innebär att du delar upp affärshändelser på olika konton och är strukturerad som en systematisk kontonummerordning med det lägsta kontonumret först. På så sätt får en systematisk översikt över företagets ställning och resultat. Grundboken och huvudboken innehåller alltså samma information men har olika strukturer.

Varför ska jag bokföra?

Bokföringen ger dig all nödvändig ekonomisk information om företaget som du behöver för att kunna styra företagets utveckling och fatta ekonomiska beslut. Du kan till exempel ta fram aktuella lägesrapporter så att företagets utveckling kan följas löpande. Bokföringen visar bland annat:

  • hur månadens resultat blev 
  • hur resultatet är i jämförelse med föregående månad eller år 
  • vad detta innebär på kort sikt och hur verksamheten påverkas på längre sikt 
  • hur mycket pengar du kan ta ut ur företaget

När du driver ett företag finns det även externa parter som kan vara intresserade av din bokföring. Behöver du till exempel förlängd kredittid vill leverantörer veta hur det står till med ditt företags ekonomi och då kan det vara bra att kunna visa upp en resultaträkning eller balansräkning för att visa hur företaget mår. Behöver du låna pengar för att kunna växa vill även banken veta hur företaget mår.

Skatteverket är också intresserade av din bokföring. Du behöver ha ordning i din bokföring för att kunna redovisa moms, arbetsgivaravgifter och avdragen preliminärskatt i skattedeklarationen samt skicka in kontrolluppgifter för anställda och deklarera inkomstuppgifter i inkomstdeklarationen.