Starta och driva restaurang - Så utformar du ett vinnande koncept

Att starta restaurang är en dröm som delas av många. För att lyckas med din restaurang är det mycket som ska gå rätt; det är en utmanande bransch med hård konkurrens och en ständig balansgång mellan kvalitet och resultat. Om du vill nå framgång är det fördelaktigt att inte enbart se din restaurang som en plats dit människor vill komma och äta utan även som ett väl genomtänkt företagskoncept. Vi på Ageras vet inte så mycket om magin i köket, men vi kan företagsekonomi. Därför tar vi ett företagsekonomiskt perspektiv och ger tips som vi hoppas ska ge nya insikter om hur du ska starta och driva dina drömmars restaurangverksamhet. 

Skriva affärsplan: Gratis mall

Visionera

Fråga dig själv vad du vill att din restaurang ska vara. Försök vara specifik och lyft fram det som gör din restaurang speciell. Det du kommer fram till bör vara baserat på dina unika kompetenser och preferenser. Har ditt koncept en grund i en speciell kultur eller liknande? Ska du servera mat på ett nytt sätt? Vill du ge en speciell upplevelse eller ska du fokusera på att det ska vara enkelt? Den sortens frågor bygger en vision som andra beslut kan utvecklas från. Om du inte hittar det som gör dig unik kan du ta en marknadsdriven utgångspunkt och leta efter luckor i restaurangmarknaden i din stad. Sedan får du se till att hitta sätt att leverera det du tycker saknas genom att gå igenom det första steget. 

Tips: För att göra din vision tydlig kan du konkretisera den i en "Unique Selling Proposition" (USP). Beskriv kärnan i ditt koncept med en mening.

Från vision till erbjudande

När du vet vad din restaurang ska vara är det dags att fundera ut hur du ska förmedla det till gästerna. Genom att ta fram menyer ser du om din vision är möjlig att genomföra i praktiken. Finns ingredienserna du behöver tillgängliga? Hur mycket arbete kommer krävas för att leverera?

Men det är inte bara i maten som visionen blir till liv. Eftersom människor upplever med alla sinnena är övriga omgivningar också ett viktigt verktyg. Tänk på vilken inredning som krävs för att förmedla konceptet och vilken typ av service du ska erbjuda.

Tips: Utgå från din USP och utvärdera om ditt erbjudande förmedlar den.

Experthjälp när du ska starta restaurang

Hitta en målgrupp

Nu känner du ditt koncept väl och det är dags att hitta en målgrupp. Om du inte kan se vilken sorts gäster som uppskattar ditt erbjudande är det dags att gå tillbaka till visionen och göra förändringar. Det är en dynamisk process som går fram och tillbaka. Kom ihåg att du kan beskriva dina gäster på olika sätt, de kan vara intresserade av något speciellt, eller ha särskilda karaktärsdrag som gör att de antagligen uppskattar din idé. Kanske befinner de sig på en plats som gör dem till en bra målgrupp (exempelvis arbetar i ett område som saknar bra lunchrestauranger). När du vet vilka de är, kan du utveckla strategier för hur du ska nå dem.

Tips: Beskriv dina gäster som karaktärer och fråga dig om de finns i verkligheten. 

Välj lokal

När du vad du vill vara och för vem är det dags att hitta platsen för din restaurang. Nu ska du återigen fortsätta bygga på tidigare steg. Genom att fråga dig själv var ditt koncept passar och var du hittar dina kunder, blir det enklare att bestämma geografiskt läge. Dessutom berättar din vision och erbjudande om vilka krav du kan ställa på lokalen.

Om du hittar en lokal som verkar intressant, ta reda på vilka maskiner den har och om du måste skaffa nya. Se också till att det finns nödvändiga system så som fettavskiljare och ventilation, om du behöver det, sett till ditt erbjudande. 

En annan viktig aspekt att ha i åtanke när du väljer lokal är konkurrenssituationen. Finns det många liknande restauranger i området så måste du verkligen ha ett starkt koncept för att locka gäster.

Utveckla en kommunikationsstrategi

Nästa steg blir att komma på hur du ska nå dina gäster. Här är sociala medier viktigt och du ska hitta de kanaler som din målgrupp befinner sig i och sen marknadsföra dig där. Slutligen bör du utforma en grafisk profil som förmedlar restaurangens känsla.

Men du behöver inte alltid kommunicera direkt med dina kunder, speciellt inte i en värld där restaurangbesök ofta delas i sociala flöden. Ett tips är att hitta människor som kan tänka sig sprida ordet åt dig. Ryktesvägen är den effektivaste kommunikationsstrategin om du får influencers att dela med sig av sina besök har du mycket vunnet.

Tips: Gå tillbaka till din målgrupp och ta reda på vilka medier de använder och vilka personer de följer. Se till att vara där. Dessutom kan du lära känna dina gäster bättre genom att se kommunikationen som ett samtal snarare än ett enkelriktat flöde. 

Personal

Antagligen kommer driften av ditt koncept kräva personal. Därför behöver du veta vilken typ av kompetens som krävs och hur du ska hitta den. Tänk på att ett koncept som kräver mycket personal innebär betydligt högre kostnader och mer arbetsinsats, både på plats och administrativt.

Om du ska anställa personal krävs att du registrerar dig som arbetsgivare hos Skatteverket. Restauranger måste dessutom alltid ha en personalliggare på plats för att registrera vem som arbetar för tillfället.

Tips: Se till att du har ett koncept som inte är beroende av väldigt specifik kompetens som är svår att hitta. 

Budgetera

För att se vilket initialt kapital som krävs så börja med att göra en uppstartsbudget. Här tar du med alla utgifter som kommer krävas i början. Då kan du se om du behöver ta lån för att klara av det initialt tunga kassaflödet.

Få hjälp med din bokföring

För alla verksamheter är budget en central del i framgång. Nu när du gått igenom de tidigare stegen och känner din verksamhet kan du börja att göra en löpande budget. I din löpande budget bör du ta med följande fasta kostnader:

• Lokalhyra
• Personal
• Marknadsföring
• Internet
• Rättigheter att spela musik eller visa TV
• Räntekostnader för lån
• Kostnader för kassasystem
• Eventuell leasing av maskiner
• Eventuella städkostnader

När du vet hur mycket fasta kostnader du har per månad är det dags att räkna hur mycket du behöver sälja för att täcka dem och göra vinst.

Genom att ta försäljningspriset för en produkt exklusive moms (restaurangmomsen är 12%) minus kostnaden för att tillverka den får du dess täckningsbidrag. Täckningsbidraget anger hur mycket rätten bidrar till att täcka de fasta kostnaderna.

Exempel:

• Du har fasta kostnader om 100 000 kr i månaden
• Ditt luncherbjudande ger ett täckningsbidrag om 30 kr per mat och din genomsnittliga rätt på kvällsmenyn 45 kr
• Du beräknar att du kommer sälja 2200 lunch månaden, vilket ger ett totalt täckningsbidrag på 66 000 kr
• Då måste du sälja (100 000 - 66 000) / 45 = 756 kvällsrätter för att gå plus minus noll

Genom att tänka på det här sättet kan du se om din idé för din restaurangverksamhet har potential att bli lönsam eller om den måste förändras på något sätt.

Tips: Lek med priserna i din meny för att se var du kan tjäna pengar effektivast. 

Ta betalt

Som restaurangägare kan du välja att ta betalt på flera olika sätt, här följer lite information om de olika sorterna.

Kontantbetalning

Det känns som en självklarhet att ta emot kontanter på en restaurang, men faktum är att du kan välja att inte göra det. För några år sedan fanns en regel som sa att alla näringsidkare måste acceptera kontanter som betalningsmedel men den regeln gäller inte längre. Så vad är för och nackdelarna för restauranger?

En fördel är självklart att du inte utesluter potentiella kunder som vill betala med kontanter.

Något som talar för att inte ta emot kontanter är att du slipper krångla med att gå till banken med jämna mellanrum.  Dessutom sparar du tid och pengar genom att inte behöva räkna kontantkassan varje dag.

Kortbetalning

Kortbetalning är det vanligaste betalningssättet i Sverige och därför bör du ta betalt med kort. Det finns olika lösningar för dig som vill ta betalt med kort och du bör välja tjänst utifrån dina specifika behov. Några frågor du bör ställa är:

• Vill du kunna ta emot dricks direkt från kortet?
• Vill du att ditt system ska skicka beställningar direkt in i köket?
• Vill du kunna flytta runt kassasystemet och betalterminalen?
• Hur stor försäljningsvolym kommer din restaurang ha? En del betalningslösningar tar en högre grundavgift men lägre procentsats per transaktion medan andra gör tvärtom.

Mobilbetalning

Ett vanligare sätt att betala är genom mobiltelefon. En del av korttjänsterna har även lösningar där gästerna kan betala med telefonen.

Så bokför du Swish-betalningar

Oavsett hur du väljer att ta emot betalningar behöver du ett kassaregister. Ett kassaregister är ett system för att kontrollera betalningar som är certifierat av Skatteverket. För dig som redan kommit igång är det viktigt att komma ihåg att du måste anmäla om du byter kassasystem.

Om du bedriver din restaurang i väldigt liten skala och har en omsättning inklusive moms som understiger fyra prisbasbelopp, 179 200 kronor 2017, måste du inte ha ett certifierat kassaregister.

Håll koll på bokföringen

Om du har en växelkassa måste du räkna den och registrera den inför varje öppning. Vid dagens slut ska du räkna ihop växelkassan. Dessutom ska du skriva ut en dagsrapport som ska in i bokföringen.

Som restaurangägare måste du bokföra den löpande verksamheten i en grund- och huvudbok. Du ska spara alla verifikationer för försäljningen, precis som i vilken verksamhet som helst. Dessutom måste du alltid erbjuda dina kunder ett kvitto.

Om du är osäker på den ekonomiska biten är det en bra idé att använda en redovisningskonsult. Beroende på bolagsform och omsättning kan du även behöva en revisor. Om din restaurang drivs i ett aktiebolag och uppfyller två av följande tre kriterier måste du ha en revisor:

• Fler än tre anställda
• Omsättning över 3 miljoner
• 1,5 miljoner i balansomslutning

Bolagsform

Slutligen ska du bestämma vilken företagsform din restaurang ska drivas i. De olika typerna är aktiebolag, enskild näringsverksamhet, handelsbolag, ekonomisk förening och kommanditbolag. Om du är ensam ägare kommer du använda dig av enskild näringsidkare eller aktiebolag och om du startar tillsammans med någon så kommer ni använda handelsbolag, aktiebolag eller kommanditbolag.

En viktig skillnad mellan bolagsformerna är hur ansvar för restaurangens ekonomiska åtaganden ser ut. Som enskild näringsidkare eller delägare i handelsbolag är du och delägare personligt ansvariga för företagets skulder. I ett kommanditbolag har man flera delägare där minst en är personligt ansvarig för företagets skulder, medan den andra enbart riskerar sin kontantinsats.

När du väljer bolagsform ska du alltså tänka på hur stor ekonomisk risk din restaurang kommer innebära och eftersom du antagligen kommer du behöva göra stora investeringar är det bäst att satsa på ett aktiebolag. Då måste du göra en kontantinsats om minst 50 000kr, men utöver det behöver du inte riskera din personliga ekonomi.

Ekonomiguide: Starta eget

Avslutningsvis

Det är alltid mycket att tänka på när man ska starta något nytt. Förhoppningsvis ger den här artikeln dig lite insikt i hur du kan tänka för att komma igång eller förbättra ditt koncept.

Lycka till!