Anställa personal för första gången: Få koll på regler för anställning av personal

Att anställa personal är ett stort steg i din entreprenöriella resa. Företagets arbetsstyrka ökar, vilket öppnar upp nya möjligheter när du kan utveckla processer och skapa mer värde. Det är också ett stort åtagande som innebär ansvar. 

Ordentliga förberedelser inför anställningen skapar förutsättningar för en produktiv och smidig transformering. Vi har skrivit en guide för företagare som ska anställa för första gången. Vi går igenom de praktiska stegen och reglerna du behöver ha koll på. Sedan fortsätter i vi med tipsen för hur du hittar rätt person att anställa.

Anlita en erfaren företagsrådgivare

Anställ personal: Regler för anställning

Anställa personal är ett stort steg för ditt företag. Det är en process som omgärdas av en hel del regler, samtidigt som du måste utveckla nya funktioner i företaget. I vår guide till entreprenörer som anställer för första gången går vi igenom de administrativa aspekterna du måste ha koll på när du anställer för första gången.

Anställningsform

I Sverige kan du välja mellan tillsvidareanställning eller tidsbegränsad anställning. Tillsvidareanställning är ett annat namn för fast anställning och det är den vanligaste anställningsformen. Tidsbegränsad anställning används vid säsongsanställning eller vikariat, eller andra tillfällen när du vet slutdatumet för anställningen.

Det är ganska uppenbart när de olika anställningsformerna lämpar sig bäst. Men det är en del bestämmelser som är unika för respektive anställningsform som du bör tänka på.

Inled med provanställning

En tillsvidareanställning pågår utan bestämt slutdatum och att säga upp en person med fast anställning är en komplicerad process. För att minska riskerna vid en tillsvidareanställning är det därför bra att inleda med en provanställning. Under provanställningen har båda parter möjligheten att avsluta anställningen med 14 dagars varsel. En provanställning får som längst pågå i sex månader, sedan övergår den i fast anställning.

Avtala om tidsbegränsad anställning

Längden för en tidsbegränsad anställning ska anges i anställningsavtalet. Om en tidsbegränsad anställning sammanlagt pågått mer än 24 månader under en femårsperiod övergår den i en tillsvidareanställning.

Nu kanske du frågar dig om det inte saknas en vanlig anställningsform? Timanställning. Inte riktigt, timanställningen är inte en anställningsform, utan en grund för ersättning som baseras på antalet arbetade timmar och inte en fast lön.

Anställningsavtal

Många anställningar inleds med att den anställde skriver på ett kontrakt med företaget. Du kommer antagligen inte hitta någon som inte rekommenderar dig att ta fram ett skriftligt avtal på anställningen, men faktum är att det inte finns någon lag som kräver det. Det räcker med en muntlig överenskommelse.

Anställningskontrakt är alltså inte ett måste, däremot finns det ett krav på att du som nybliven arbetsgivare ska lämna skriftlig information om villkoren till den anställda. Det ska ske senast en månad efter att anställningen träder i kraft. Information du ska ge den anställda:  

  • Arbetsgivarens och den anställdes namn och adress.
  • Tillträdesdag.
  • Var den anställda ska utföra arbetet. Skriv även om det inte rör sig om en fast arbetsplats.
  • Arbetsuppgifter, yrkesbenämning eller titel. Finns det ingen särskild titel kan du skriva en utförlig arbetsbeskrivning.
  • Anställningsform.
  • Om det är en tillsvidareanställning ska uppsägningstider finnas med. Alternativt hänvisar du till LAS eller ett kollektivavtal.
  • Om det är en tidsbegränsad anställning ska slutdagen framgå.
  • Vid tillsvidareanställning ska provtiden ingå.
  • Lön och eventuella förmåner.
  • Hur ofta lönen betalas och vilka avstämningsdagar som gäller.
  • Arbetstider. Hur lång en vanlig arbetsdag och arbetsvecka är.
  • Villkor för semester.
  • Om du är ansluten till något kollektivavtal.
  • Villkor för utlandsjobb om stationeringen avses vara längre än en månad. Informationen ska du lämna före avresan.
  • Vilka försäkringar du som arbetsgivare ska teckna för den anställda, både avtalsförsäkringar och eventuella andra försäkringar.

Registrera arbetsgivare

För att du ska få betala ut ersättning till den anställda ska du registrera företaget som arbetsgivare hos Skatteverket. I och med att du registrerar måste du uppge en del information:

  • Datumet för den första löneutbetalningen
  • Antalet månader under året som lön ska betalas ut
  • Det beräknade antalet anställda under året
  • Uppskattning av hur mycket du kommer betala i ersättning

Om du har ett aktiebolag och tar ut lön eller förmåner räknas du som anställd i ditt eget bolag. Då ska du vara registrerad för det, i enlighet med det beskrivningen ovan. Som ägare till en enskild firma eller ett handelsbolag kan du inte vara anställd i organisationen.

Arbetsgivardeklaration

Skatteverket kräver att du som arbetsgivare lämnar in arbetsgivardeklaration en gång i månaden. Deadlinen för att deklarera är den 12:e i månaden efter att du betalat lön. Alltså, har du betalat lön den 25:e februari ska du lämna in deklarationen senast den 12:e mars. Januari och augusti är annorlunda och då gäller den 17:e som förfallodag.

Om du använder ett löneprogram kan du producera och exportera en .xml-fil som du sedan laddar upp till Skatteverket. Administrerar du lönen manuellt fyller du i deklarationen ruta för ruta i webbtjänsten.

Administrera lön

I och med att företaget blir arbetsgivare är den största administrativa förändringen den som berör lönen. Låt oss gå igenom de grundläggande processerna för hur du betalar lön från ditt företag.

Betala lön

När du betalar lön är det två betalningar. Först för du över nettolönen till den anställdas bankkonto och sedan betalar du inkomstskatt samt sociala avgifter till Skatteverket. Det finns inga regler som anger när du ska betala ut lön. Som du vet är det absolut vanligaste att lönen finns på bankkontot den 25:e varje månad. A-skatt och sociala avgifter betalar du en gång i månaden till Skatteverkets bankgiro 5050-1055. OCR-nummer för betalningen finns att hitta  på flera ställen: i e-tjänsten där du lämnar in arbetsgivardeklarationen, på kvittens som sparats, på deklarationsblanketten eller kontoutdraget från ditt Skattekonto.

Redovisa lön

En anställd skapar även i en ny post i redovisningen. Bruttolönen och arbetsgivaravgiften konteras som kostnader på debet. Utbetalningen av nettolönen krediteras från ett tillgångskonto. Samtidigt bokförs den obetalda skatten och arbetsgivaravgiften på skuldkonton som sedan nollställs när du gör inbetalningen till Skatteverket. Exemplet nedan illustrerar redovisningen av lönen. Bruttolönen på 30000 kr och arbetsgivaravgifter om 9426 kr bokförs på debet. Nettolönen på 23411 kr bokförs som en minskad tillgång på kredit, medan skulden till Skatteverket i form av inkomstskatt och sociala avgifter konteras på skuldkonton 2710 och 9426.

Debet Kredit
Konto Belopp Konto Belopp
7010 30000 2710 6589
7510 9426 1930 23411
    2730 9426

Betalning och bokföring av löner är en tidskrävande process och många väljer att outsourca processen till en redovisningskonsult eller löneadministratör. Det är inte särskilt dyrt men det frigör mycket tid i företaget.

Ansluta till kollektivavtal

Kollektivavtal är ett standardiserat anställningsavtal för en yrkesgrupp som har förhandlats fram mellan en fackförening och en arbetsgivarorganisation. Många företagare grundar sina anställningsvillkor på kollektivavtal. Du som ska anställa för första gången kan ansluta dig till en arbetsgivarorganisation och därigenom ta del av deras kollektivavtal. Alternativt så kan du kontakta den fackorganisationen som är relevant för dina framtida anställda och ansöka om att få teckna ett hängavtal. Det är ett avtal mellan dig och fackorganisationen, vilket innebär att du inte behöver vara med i en arbetsgivarorganisation.

Varför ska arbetsgivare använda kollektivavtal? Svaret är att de kan förenkla anställningsprocessen och administrationen, nu och i framtiden. Det är särskilt sant för dig som kommer fortsätta anställa arbetskraft till liknande uppgifter som har standardiserade löner. Till exempel om du driver café eller restaurang. Du ger dessutom ett seriöst intryck mot dina anställda. Men alla arbetsgivare bör inte använda kollektivavtal. Om du främst kommer anställa tjänstemän, vars löner bestäms på individnivå, är kollektivavtal inte för dig.  

Nu har du en övergripande koll på hur du ska administrera den första anställningen.

Anställ personal - Anställningsprocessen

Anställningsprocessen är både kul och utmanande. Du som driver ett enmansbolag kommer antagligen ta dig an processen själv. Den här guiden är skriven för att inspirera dig, så att du lyckas med din anställningsprocess.

Utveckla en profil

Börja med att sätta dig ner och skapa en bild av vad du vill få ut av att anställa en person. Till exempel: Vad ska den bidra med? Vilka förändringar ser du framför dig och varför är de önskvärda? Relatera det till din vision och övergripande mål för företaget. Den anställda ska vara en pusselbit som hjälper till att realisera potentialen i verksamheten, nu och på lång sikt.

Försök även blicka framåt och se vad företaget kommer vara i behov av när ni växer. Kompetensen du söker nu kanske löser problemen som finns idag, men i horisonten tornar nya utmaningar upp sig. Ta hänsyn till dem och utveckla en profil som håller i längden.

Samarbetet mellan dig och personen är minst lika viktigt som att du anställer någon mer rätt kompetens. Fundera över vilka personlighetsdrag du letar efter och om det är något beteende som du har särskilt svårt för. Avslutningsvis bör du även se till vilken personlighetstyp som kan komplementera dig utåt och som personifierar företagets varumärke.

Skriv ihop en kravprofil som innehåller:

  • En beskrivning av tjänsten och vad den ska göra för ditt företag
  • Utbildningskrav
  • Önskad arbetslivserfarenhet
  • Personliga egenskaper
  • Anställningsvillkor

I anställningsvillkoren ingår löner och förmåner. Att anställa är inte billigt, men företag som anställer för första gången har sedan den 1 januari 2018 sänkt arbetsgivaravgift. Få en bättre bild av hur mycket det kostar att ha anställda.

Hitta personen

När du vet vem du vill ha börjar det roliga, att hitta personen. Det finns det flera sätt att gå tillväga och nya kommunikationskanaler har gjort det enklare att hitta den perfekta personen. Börja med att slänga ut krokar i ditt nätverk. Låt rätt kontakter veta vad du är ute efter och be om rekommendationer. Det förenklar processen och du har referensen fixad på förhand. Du kan även använda sociala nätverk och då främst grupper som riktar sig till specifika yrken. Genom att lysa tjänsten där kommer du snabbt i direktkontakt med relevanta kandidater.

Den vanligaste strategin är att lägga ut annonser på olika rekryteringssidor. Vill du ha större exponering är det rätt väg att gå. Kom ihåg att vara tydlig i rollbeskrivningen och kompetenskraven. På så sätt effektiviserar du processen och slipper bli översköljd av irrelevanta ansökningar som kostar tid och energi.

Anställningsintervju

Anställningsintervjun är din chans att lära känna kandidaten och se längre än CV:t. Det är dessutom en möjlighet att ge ett gott intryck av företaget och tjänsten och därigenom attrahera talang till företaget. Värdefulla intervjuer kommer inte av sig självt; det krävs träning och förberedelse. Vi har skannat efter uttalanden från rekryteringsexperter och här följer tips på hur du skapar bra förutsättningar för en lyckad anställningsintervju.  

Skapa en trygg stämning 

Under en intervju vill man inte bara höra en beskrivning av CV:t, målet är att lära känna personen. Försök få personen att slappna av genom att inleda med lite småprat. Du kan även bryta isen genom att inleda med att berätta om företaget och tjänsten. Förhoppningsvis hjälper det din kandidat att öppna upp sig, så du kan lära känna hen på ett djupare plan.

Be om konkreta exempel

Om din kandidat hävdar att hen har en specifik egenskap, be dem beskriva hur det tar sig uttryck i vardagen och gärna beskriva en situation då egenskapen tagit sig uttryck. 

Sammanfatta direkt

Efter varje intervju bör du ta dig tiden att sätta dig ner och skriva ner tankar kring kandidaten. Försök göra det direkt, eftersom minnet snabbt bleknar och det är svårare att minnas nyanser av olika samtal. 

Var öppen

Vi är ofta bra på att döma människor direkt och enbart baserat på ytan. Var medveten om det och vänta med att bilda en uppfattning till efter intervjun är klar.

Efter att intervjuerna är avklarade har du förhoppningsvis en bra överblick av urvalet. Kanske vill du träffa de bästa kandidaterna igen, eller kontakta deras referenser för att få klarhet kring frågetecken.

Anlita en erfaren företagsrådgivare

Posted: 20 Jun, 2018

Joakim  Carlsson

Läs mer av denna skribent

Ageras erbjuder inte själva ekonomiskt rådgivning, utan har istället valt att samarbeta med redovisningskonsulter, revisorer och ekonomiska rådgivare som kan hjälpa dig i dessa ärenden. Fyll i formuläret och få inom kort offerter från professionella experter och rådgivare.